Email Server Là Gì? Email Server Có Những Tính Năng Gì?

Email Server là gì? Ngày nay việc giao tiếp của con người và truyền thông tin ngày càng trở nên nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn khi công nghệ thông tin phát triển nhanh. Email là một công cụ liên lạc và truyền tải thông tin phổ biến được nhiều doanh nghiệp và cá nhân sử dụng.

Vì tính linh hoạt và tiện lợi của nó, hầu hết các doanh nghiệp thích sử dụng công cụ Email Server để quản lý và lưu trữ email. Để chọn đúng loại Email Server và triển khai hệ thống Mail Server một cách hiệu quả, trước tiên bạn phải hiểu hệ thống Mail (máy chủ thư điện tử) là gì, các tính năng nổi bật của nó và nguyên lý hoạt động của nó là gì.

Email Server là gì?

Email Server hay còn gọi là máy chủ thư điện tử, nó cơ bản vẫn là máy chủ riêng (Dedicated Server) hoặc máy chủ đám mây (Cloud Server) được cấu hình để gửi và nhận email. Nó cũng có tất cả các thông số giống như một máy chủ tiêu chuẩn, chẳng hạn như RAM, HDD, CPU…

>> Tham khảo: Máy Chủ Server là gì? Có những loại máy chủ nào đang phổ biến hiện nay.

Bên cạnh đó, nó cũng có các thông số liên quan đến Email khác như số lượng tài khoản Email, Email list, Email forwarder,… Email Server ngoài chức năng lưu trữ và sắp xếp email trên Internet, nó còn là một giao thức chuyên nghiệp để truyền thông thư, giao dịch thương mại, quản lý và giao tiếp nội bộ…

Máy chủ thư điện tử không chỉ hoạt động nhanh chóng, đáng tin cậy mà còn đảm bảo an toàn với khả năng khôi phục dữ liệu cao. Hệ thống Mail Server cho phép bạn gửi và nhận email với tốc độ nhanh và nhất quán. 

Nếu đã hiểu về khái niệm của Email Server là gì, với hệ thống máy chủ thư điện tử, bạn có thể hạn chế và tránh nhiều vấn đề như thư rác, email bị nhiễm vi-rút, không thể truy cập webmail hay email bị đưa vào danh sách đen…

Bạn nên nhớ rằng, gửi và nhận email là một quá trình phức tạp trải qua nhiều quy trình và sử dụng nhiều giao thức khác nhau. Trên thực tế, Email là nhân tố chính cho các cuộc tấn công mạng. Đánh cắp hoặc tấn công Email là phương pháp phổ biến nhất được sử dụng bởi bọn tội phạm để thực hiện các trò gian lận và lừa đảo.

Điều này có nghĩa là, nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp và muốn giữ nó an toàn trước các mối đe dọa, bạn phải thận trọng về bảo mật Email. Một số khía cạnh của bảo mật Email doanh nghiệp phải được xem xét, từ việc phát triển các chính sách Email nội bộ đến thực hiện các giải pháp bảo vệ.

Các tính năng nổi bật của Email Server là gì?

Spam Email và Email chứa các phần mềm độc hại làm ảnh hưởng đến sự an toàn và bảo mật của dữ liệu cho doanh nghiệp. Do đó, bảo mật dữ liệu là ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp. Lựa chọn sử dụng hệ thống Mail Server là giải pháp tối ưu được đánh giá cao. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của Email Server:

• Để tăng uy tín và tính chuyên nghiệp trong trao đổi email, bạn nên tạo email với tên miền doanh nghiệp.
• Bảo mật cao, Email Server cung cấp nhiều tính năng Email cần thiết cho doanh nghiệp.
• Sử dụng Email cho công việc bất cứ lúc nào, trên mọi thiết bị và nhanh chóng đồng bộ hóa dữ liệu.
• Định cấu hình và cá nhân hóa các tính năng cho người dùng.
• Ngăn chặn thư rác và virus cực kỳ hiệu quả là một tính năng tiêu biểu bạn cần biết nếu tìm hiểu về các tính năng của Email Server là gì.
• Dữ liệu của bạn hoàn toàn an toàn với nhiều không gian lưu trữ riêng tư khi sử dụng Email Server.
• Giao thức SSL cung cấp tính bảo mật cao.
• Sử dụng địa chỉ IP riêng sẽ giúp bạn không bị đưa vào danh sách đen mà không có lý do rõ ràng.
• Hỗ trợ chức năng Forwarder Email để giúp cài đặt Email Offline.

Nguyên lý hoạt động của Email Server là gì?

Kết nối với SMTP Server

Khi bạn gửi email, nó sẽ kết nối với máy chủ SMTP thông qua nền tảng email hoặc dịch vụ như G Suite, Office 365, Exchange, hoặc Zimbra. Máy chủ SMTP này được liên kết với miền của bạn và có một địa chỉ duy nhất, chẳng hạn như smtp.gatefy.com hoặc smtp.example.com.

Tại thời điểm này, dịch vụ email sẽ gửi một số thông tin quan trọng đến máy chủ SMTP, chẳng hạn như nội dung thư, địa chỉ email của bạn và địa chỉ email của người nhận.

Xử lý domain của người nhận

Đây là nguyên tắc cơ bản bạn cần biết nếu đã muốn tìm hiểu Email Server là gì. Máy chủ SMTP sẽ thực hiện xác nhận và xử lý địa chỉ email của người nhận. Nếu bạn gửi email cho người khác trong công ty của mình, tức là đến cùng một miền, email đó sẽ được chuyển tiếp đến máy chủ IMAP hoặc POP3. Nếu bạn đang gửi email đến một công ty khác, máy chủ SMTP phải giao tiếp với máy chủ email của họ.

>> Xem thêm: POP3 là gì? Giao thức gửi email này có những ưu nhược điểm gì?

Xác định IP của người nhận

Để tìm máy chủ của người nhận, máy chủ SMTP của bạn sẽ cần kết nối với DNS (Hệ thống tên miền). DNS hoạt động tương tự như một hệ thống dịch thuật. Về cơ bản, nếu biết Email Server là gì và nguyên lý hoạt động của nó, bạn sẽ thấy nó sẽ hỗ trợ chuyển đổi miền của người nhận thành địa chỉ IP. SMTP yêu cầu địa chỉ IP để gửi thư trực tiếp đến máy chủ của người nhận.

Gửi email

Tuy nhiên, không phải mọi thứ đều đơn giản như nó xuất hiện. Nói chung, email của bạn sẽ được chuyển qua một số máy chủ SMTP không liên quan trước khi đến máy chủ SMTP của người nhận. Khi nhận được email, nó sẽ được máy chủ SMTP của người nhận kiểm tra trước khi được chuyển tiếp đến máy chủ MAP hoặc POP3. 

Sau đó, email được xếp vào hàng đợi và được xử lý cho đến khi người nhận có thể truy cập được và họ có thể đọc email. Bây giờ bạn đã hiểu các nguyên tắc cơ bản của máy chủ thư đến và đi khi biết về nguyên lý hoạt động của Email Server là gì đúng không. 

Tuy nhiên, vẫn có một điểm quan trọng bạn cần thực hiện. Đó là mã hóa email để đảm bảo bảo mật cho thư của bạn.

Các thuật ngữ liên quan đến Email Server

Outgoing Mail Server

Giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) là giao thức được Outgoing Mail Server sử dụng. Đây là một giao thức truyền, gửi thư cơ bản được sử dụng để giao tiếp với một máy chủ ở xa. Nó cũng cho phép bạn gửi nhiều tin nhắn đến các máy chủ khác nhau cùng một lúc.

Incoming Mail Server

Giao thức này là giao thức cơ bản bạn nên biết khi tìm hiểu về Email Server là gì. Nó được biết đến theo hai hình thức như:

Post Office Protocol phiên bản 3 (POP3): gửi email đến Mail Client, thường là máy tính nội bộ của người dùng, sử dụng ứng dụng email như Mac Mail, Outlook, Windows Mail,…

Internet Message Access Protocol (IMAP) là một giao thức tiên tiến hơn cho phép nhiều máy khách kết nối với cùng một Mailbox cùng một lúc. Email từ Mailbox sẽ được sao chép vào máy khách, trong khi email gốc sẽ vẫn còn trên Email Server.

TLS Mail Server 

TLS là viết tắt của Transport Layer Security. TLS hoạt động với lớp ổ bảo mật Secure Sockets Layer (SHL). Mục tiêu chính là cung cấp một phương tiện truyền tải an toàn cho các thông tin đăng nhập được xác thực SASL. Đây là một thuật ngữ nếu như bạn mới tìm hiểu về Email Server là gì sẽ rất khó hình dung.

SASL Mail Server

SASL (Simple Authentication and Security Layer) là lớp bảo mật và xác thực đơn giản. SASL có công dụng để nhận dạng người dùng. SASL thực hiện xác thực để sau đó TLS (Transport Layer Security) đảm bảo việc truyền dữ liệu xác thực.

Webmail

Webmail là một dịch vụ Email Server dựa trên Web. Một số dịch vụ Webmail phổ biến bao gồm Gmail, Hotmail và Yahoo Mail. Webmail cho phép người dùng kiểm tra email của họ bất kỳ lúc nào. Có thể nói, chỉ những ai đã tìm hiểu Email Server là gì mới có thể biết đến chi tiết về Webmail.

SMTP-IN Queue

Trước khi gửi tin nhắn đến Remote Queue hoặc Local Queue. Trong SMTP-IN Queue, giao thức SMTP sẽ sao lưu tất cả email được gửi từ máy chủ email của doanh nghiệp. Nói cách khác, SMTP-IN Queue lưu trữ dữ liệu trước khi nó được gửi đi.

Local Queue

Hệ thống khi nhận được thông tin thư sẽ tự động phối hợp để phân loại, sắp xếp các thư theo thứ tự đường thẳng trước khi gửi đến hộp thư của người nhận. Local Queue là việc xếp hàng các bức thư.

Để nâng cao tính bảo mật và bảo vệ hệ thống máy chủ thư điện tử. Trước khi gửi tin nhắn cho người dùng, cả Remote Queue hoặc Local Queue sẽ thực hiện quét vi-rút. Sau đó, để đảm bảo chất lượng của thư đi, hãy kiểm tra thư Spam. Bạn sẽ biết lý do nếu hiểu Email Server là gì. Nó sẽ giúp bạn tránh để máy chủ thư điện tử được Blacklist liệt kê là IP spam.

Local Mailboxes

Local Mailboxes là hộp thư được liên kết với các tài khoản được đăng ký với tài khoản máy chủ thư điện tử của công ty.

Email Authentication

Email Authentication là một tính năng xác thực danh tính của người dùng khi họ truy cập hộp thư email. Tính năng này hỗ trợ bảo mật thư tín của chính bạn. Nói cách khác, Email Authentication là một loại Email dự phòng. Khi bạn quên mật khẩu của Email Server của mình, bạn có thể sử dụng Email này để nhanh chóng khôi phục nó.

Mail Exchanger Record (MX)

MX record là một thuật ngữ bạn không thể không biết nếu muốn hiểu hơn về Email Server là gì. Nó chịu trách nhiệm định tuyến Email đến máy chủ thư của bạn. MX record thường đi kèm với A record trỏ đến địa chỉ IP của máy chủ thư. Mức độ ưu tiên của các máy chủ thư được biểu thị bằng một giá trị số trong tham số pref. Nếu ưu tiên càng cao thì giá trị pref sẽ càng thấp. 

Phân loại Email Server

Email Server độc lập

Hệ thống Mail Server độc lập được thiết kế cho các tổ chức riêng biệt để xử lý khối lượng công việc lớn và cung cấp dữ liệu và các dịch vụ thư linh hoạt hơn. Có thể thấy khi biết về ưu điểm của Email Server độc lập – một phân loại của Email Server là gì, một số doanh nghiệp lớn đã sử dụng Email Server độc lập vì họ muốn chỉ quản lý dữ liệu của mình.

Trong trường hợp bạn muốn sử dụng Email Server độc lập, bạn sẽ chỉ cần thuê dịch vụ để cấu hình, chạy, cài đặt và bảo trì hệ thống. Các máy chủ thư độc lập này có khả năng quản trị Web được kết nối với cơ sở dữ liệu, đồng bộ hóa quản lý từ xa Outlook, cung cấp cho bạn khả năng và đặc quyền kiểm soát cần thiết cho các hoạt động quy mô lớn. Vì thế nếu bạn đã xác định rõ mục đích dùng Email Server là gì, bạn có thể cân nhắc phân loại này.

Email Server Outlook 

Mail Server Outlook là một dịch vụ email miễn phí do Microsoft cung cấp. Mặc dù Outlook được sử dụng phổ biến nhất như một ứng dụng email nhưng nó cũng bao gồm lịch, quản lý tác vụ, ghi chú, quản lý liên hệ và các tính năng khác. Hơn nữa, Outlook có một số tính năng nâng cao được yêu cầu bởi nhiều người dùng trong một tổ chức.

Vậy, đặc điểm nổi bật của phân loại này của Email Server là gì? Danh sách SharePoint, trao đổi các thư mục công cộng và lịch trình cuộc họp là những ví dụ về hộp thư và lịch biểu được chia sẻ. Email Server Outlook được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây an toàn và hoàn toàn bảo mật. Vì thế, bạn có thể xem xét sử dụng nó.

Mail Cloud Google

Workspace là một dịch vụ thư trả phí mà Google ra mắt vào năm 2016. Các doanh nghiệp đang sử dụng G Suite khá rộng rãi. Với các công cụ kinh doanh trực tuyến như Gmail, Documents, Drive và Meet. Google Workspace mong muốn cung cấp cho người dùng một không gian làm việc trong một ứng dụng duy nhất. 

Vì thế, nếu bạn biết Email Server là gì và có nhu cầu sử dụng nó, Mail Cloud Google chính là một gợi ý bạn nên cân nhắc.

Cách đăng ký Email cho doanh nghiệp

Bước 1: Để đăng ký một Email doanh nghiệp hay tạo Email Server (email tên miền), bạn sẽ cần một tên miền hoặc nếu bạn đã có cho mình một trang web thì đuôi Email chính là tên miền của Website đó.

Nếu chưa có tên miền, bạn có thể liên hệ với một số nhà cung cấp tên miền tại Việt Nam. Sau khi chọn tên miền, bạn phải truy cập trang web của nhà cung cấp tên miền để xem nó đã được người khác đăng ký chưa. 

Bước 2: Sau khi có tên miền, để tạo Email Server bạn phải đăng ký dịch vụ lưu trữ thư. Bạn có thể chọn nhà cung cấp tốt nhất dựa trên yêu cầu sử dụng Email Server là gì. Hiện nay có ba nhà cung cấp dịch vụ Email uy tín tại Việt Nam là:

• Microsoft 365
• Zoho Mail
• Google Workspace

Bước 3: Sau khi đã chọn nhà cung cấp dịch vụ, bạn có thể chọn nửa đầu của địa chỉ email mới (trước dấu @). Thông thường, các doanh nghiệp sẽ gắn nhãn hộp thư ảo của họ (bí danh email) theo bộ phận, chẳng hạn như sales@mydomain.com, hoặc theo tên. Bởi vì đây là địa chỉ Email cá nhân của bạn, bạn có thể làm bất cứ điều gì bạn muốn với nó!

Lời kết

Có thể thấy sau khi tìm hiểu về Email Server là gì, ta nhận thấy việc sử dụng các máy chủ thư điện tử ngày nay mang đến cho người dùng, kể cả cá nhân và doanh nghiệp nhiều tiện ích tuyệt vời. Điều này bao gồm tiết kiệm thời gian, truyền dữ liệu với độ bảo mật cao và lưu trữ dữ liệu nhanh chóng hơn. 

Hy vọng rằng, bài viết này đã giúp bạn đưa ra quyết định lựa chọn được loại Email Server tốt nhất và phù hợp nhất cho công ty của mình. Đừng quên liên hệ với Máy Chủ Sài Gòn qua Hotline: 0976.638.715 hoặc Email: kinhdoanh@maychusaigon.vn nếu bạn đang muốn tìm kiếm đơn vị chuyên cung cấp máy chủ chính hãng nhé.