Microsoft Exchange Server Là Gì? 6 Ưu Điểm Bạn Nên Biết

Microsoft Exchange Server là gì? Microsoft Exchange Server là một trong những sản phẩm phần mềm máy chủ thư điện tử được phát triển bởi Microsoft. Microsoft Exchange Server được thiết kế để cung cấp cho người dùng quyền truy cập đa nền tảng. Người dùng có thể sử dụng đơn giản từ điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính. Để biết Exchange Server là gì và nó hoạt động như thế nào, hãy đọc bài viết này ngay nào!

Microsoft Exchange Server là gì?

Microsoft Exchange Server là hệ thống máy chủ ảo hỗ trợ doanh nghiệp quản lý lịch, email, danh bạ và hỗ trợ người dùng thông qua điện thoại di động, máy tính để bàn và trình duyệt web. Nói một cách đơn giản, để sử dụng email trong Outlook hoặc Exchange Online, Microsoft Exchange Server phải đang hoạt động. Microsoft Exchange Server được ví như “Cơ quan đầu nào” và Outlook hoặc Exchange Online đóng vai trò trung gian, cung cấp dữ liệu cho bạn.

MAPI là một giao thức độc quyền mà Exchange Server chủ yếu sử dụng. Giao thức này được sử dụng để kết nối với các ứng dụng email. Ngoài ra còn có hỗ trợ cho POP3, IMAP và EAS. Tìm hiểu về Microsoft Exchange Server là gì, ta thấy để giao tiếp với các máy chủ thư Internet khác, giao thức SMTP tiêu chuẩn được sử dụng. Exchange Server có sẵn dưới dạng phần mềm tại chỗ và phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS).

Tài khoản Microsoft Exchange là gì?

Tài khoản Microsoft Exchange là một tài khoản thuộc cấp doanh nghiệp (hoặc tài khoản giáo dục, không được cung cấp dưới dạng tài khoản cá nhân). Tài khoản Exchange có sẵn trong hai dạng: dạng gói Microsoft Exchange Online mua riêng biệt hoặc dưới dạng tài khoản Microsoft 365 sử dụng Exchange Server để cung cấp email (và tích hợp cùng một vài ứng dụng khác).

>> Xem thêm: Microsoft 365 là gì?

Nếu biết Microsoft Exchange Server là gì, bạn sẽ biết tài khoản Microsoft Exchange quan trọng vì:

• Các email được tập trung để có thể sao lưu chúng.
• Loại trừ các mối đe dọa qua email trước khi chúng tiếp cận bạn: Tính năng này bảo vệ bạn khỏi các mối đe dọa và lừa đảo ngày càng tinh vi, trong khi nhiều công cụ chống phần mềm độc hại hoạt động để ngăn chặn vi-rút xâm nhập vào dữ liệu email của bạn.
• Lịch được phân phối cho các thành viên khác nhau trong tổ chức của bạn.

Cách thức hoạt động của Microsoft Exchange Server 

Các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng Exchange Server để quản lý việc nhận, gửi và lưu trữ email. Exchange Server cũng bao gồm một số tính năng cộng tác, chẳng hạn như khả năng tạo lịch. Hơn nữa, nó được tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng Microsoft Office khác.

Các thành phần chính của Microsoft Exchange Server là gì? Bốn thành phần chính của Microsoft Exchange Server gồm:

• Information Store: Kho lưu trữ thông tin cũng như một vị trí để định vị và sắp xếp các email.
• System Attendant: Hệ thống có khả năng tạo và quản lý các địa chỉ email.
• SMTP (Simple Mail Transfer Protocol): Đây là thành phần quan trọng cho phép giao tiếp giữa các máy chủ.
• Active Directory: phụ trách cập nhật thông tin hộp thư mới của System Attendant. Nó cũng quản lý các tài khoản người dùng và danh sách phân phối của riêng mình.

Sau khi đã định cấu hình máy chủ Exchange, bạn phải tạo tài khoản email cho mỗi người dùng. Mỗi tài khoản Email phải được thiết lập cấu hình riêng biệt cùng với phân quyền riêng. Sau khi người dùng đã được tạo, quản trị viên phải cấu hình các tùy chọn lọc. Exchange Server hỗ trợ ngăn chặn và lọc thư rác, vi rút và các email không mong muốn khác. Các tài khoản IP được thiết kế để chặn một đối tượng cụ thể có thể chặn các tin nhắn đến.

Nếu đã biết Microsoft Exchange Server là gì ta cũng nhận thấy tin nhắn gửi đến cũng có thể bị Exchange Server chặn. Hỗ trợ những email được chỉ định mới được chuyển đến, theo các chính sách của tổ chức. Email được gửi đến người nhận thích hợp sau khi được máy chủ Exchange xem xét và phê duyệt.

Microsoft Exchange Server dành cho ai?

Microsoft Exchange Server là một công cụ dành cho các nhà quản trị CNTT. Hỗ trợ họ giám sát mọi hoạt động của người dùng qua email. Exchange được sử dụng rộng rãi cùng với Outlook. Vì mục đích chất lượng và bảo mật, quản trị viên hệ thống có thể dễ dàng theo dõi tất cả các email đến và đi. Exchange và Outlook cũng được ví như một “vũ khí” có thể hỗ trợ các doanh nghiệp sử dụng email một cách hiệu quả và an toàn.

Các tính năng của Microsoft Exchange Server là gì?

• Hỗ trợ bộ nhớ lên đến 256GB và 48 lõi CPU.
• Cho phép cài đặt Windows Server Core.
• Cho phép truy cập vào trung tâm quản trị Exchange (EAC) và Exchange Management Shell từ các nguồn bên ngoài.
• Để tối ưu hóa việc sử dụng bộ nhớ cho các hoạt động cơ sở dữ liệu, bạn có thể sử dụng phân bổ bộ nhớ đệm đồng bộ bộ nhớ.
• Ngăn người dự cuộc họp chuyển tiếp lời mời.
• Cung cấp các tùy chọn vắng mặt bổ sung cho người dùng.

Ưu nhược điểm của Microsoft Exchange Server

Ưu điểm của Microsoft Exchange Server là gì?

Bảo mật cao

Exchange Server là một công cụ bảo mật tuyệt vời. Mối quan tâm hàng đầu của Microsoft Exchange là tính bảo mật của dữ liệu của tổ chức. Vì thế, khách hàng không cần lo lắng về việc lộ thông tin nhạy cảm. Exchange được trang bị các công cụ chống rò rỉ, lưu trữ và sao lưu thông tin kinh doanh bảo mật cho doanh nghiệp dựa trên yêu cầu tuân theo các chính sách và quy định của chính phủ và ngành.

Nâng cao năng suất làm việc nhóm 

Exchange Server cho phép mọi người trong tổ chức của bạn luôn kết nối và cộng tác hiệu quả từ mọi nơi, ngay cả khi họ không có kết nối với Internet. Exchange Server hợp lý hóa các phương thức giao tiếp từ xa bằng cách loại bỏ các phương pháp kết nối truyền thống, cho phép tăng năng suất nhanh chóng.

Hiệu quả về chi phí

Ưu điểm đặc biệt của Microsoft Exchange Server là gì? Microsoft Exchange giúp giảm thời gian chết và thời gian khắc phục sự cố thường gặp ở các máy chủ email truyền thống do tính linh hoạt và thời gian hoạt động liên tục với một máy chủ mạnh mẽ. Exchange cũng giúp gọi thoại, họp video và gửi tài liệu dễ dàng hơn. Nhìn chung, Exchange Server giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hơn đáng kể so với các máy chủ email truyền thống.

Tính di động

Người dùng doanh nghiệp có thể truy cập an toàn vào các tin nhắn email, tin nhắn tức thì, thư thoại, cuộc gọi điện video và tin nhắn SMS từ mọi nơi trên thế giới nhờ máy chủ Exchange. Tất cả những gì họ cần là một thiết bị có kết nối Internet, chẳng hạn như máy tính xách tay, máy tính bảng, máy tính để bàn hoặc điện thoại di động.

Mở rộng lên đám mây 

Nếu biết rõ Microsoft Exchange Server là gì, ta cũng hiểu vì Microsoft Exchange được quản lý trên đám mây nên người dùng cũng có thể mở rộng nhiều ứng dụng được kết nối khác trên đám mây của Microsoft hoặc các ứng dụng từ các nhà cung cấp khác (mà Microsoft hỗ trợ). Các doanh nghiệp quy mô vừa có thể triển khai Exchange tại chỗ hoặc trên đám mây miễn là nó đáp ứng được nhu cầu của họ.

Kết nối sâu với khách hàng

Khả năng hoạt động liên tục 24/7/365 ngày của Exchange Server cho phép doanh nghiệp tiếp nhận thông tin và phản hồi nhanh chóng mọi yêu cầu, thắc mắc của khách hàng. Giải quyết các vấn đề càng sớm càng tốt, cho phép khách hàng hài lòng hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn.

Nhược điểm của Microsoft Exchange Server là gì?

Chi phí

Khi so sánh với các máy chủ Email khác, chi phí triển khai, vận hành và bảo trì Exchange Server là khá cao. Về lâu dài, các doanh nghiệp nhỏ thường không thể chi trả cả chi phí và nhân lực cần thiết để duy trì Exchange Server.

Nâng cấp phức tạp

Ngay cả những nhà công nghệ giỏi nhất cũng thừa nhận rằng việc nâng cấp Exchange Server là một nhiệm vụ khó khăn.

Khả năng vận hành

Để duy trì hoạt động của hệ thống, các doanh nghiệp yêu cầu một đội ngũ CNTT chuyên phụ trách để quản lý và vận hành Exchange một cách liên tục.

Tìm hiểu về nhược điểm của Microsoft Exchange Server là gì ta mới biết do những thách thức này, hầu hết các doanh nghiệp chọn dùng Exchange Server dưới dạng dịch vụ trong giải pháp Microsoft 365. Họ chỉ cần trả chi phí mua giấy phép, Microsoft sẽ xử lý phần còn lại.

Điểm khác biệt giữa Microsoft Exchange Server và Microsoft Exchange Online

Như đã đề cập ở phần trên, Exchange Server là phần mềm máy chủ thư và máy chủ lịch của Microsoft chuyên về các giải pháp email và trao đổi thông tin cho doanh nghiệp. Còn Microsoft Exchange Online là một Exchange Server được phân phối dưới dạng dịch vụ đám mây do Microsoft lưu trữ nhằm giúp các doanh nghiệp sử dụng dễ dàng hơn và tiết kiệm tiền hơn là đầu tư vào máy chủ Exchange tại chỗ. 

Nếu được hỏi điểm khác biệt lớn giữa Exchange Online và Microsoft Exchange Server là gì thì Exchange Online dựa trên các công nghệ tương tự như Exchange Server và cung cấp những dịch vụ đơn giản giống như các nhà cung cấp của bên thứ ba lưu trữ các phiên bản Exchange Server. Exchange Online là một thành phần của hệ thống Microsoft Exchange Server có thể được mua riêng. Người dùng có thể chọn mua cả hai hoặc một trong hai.

Tuy trong có vẻ giống nhau nhưng Microsoft Exchange Server và Exchange Online đều có những đặc điểm riêng biệt làm cho chúng phù hợp với các yêu cầu kinh doanh khác nhau.

Lời kết

Trên đây là tất cả các thông tin sẽ giúp bạn hiểu Microsoft Exchange Server là gì và phân biệt được Microsoft Exchange Server và Microsoft Exchange Online. Hãy để lại bình luận ở phần bên dưới nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về Exchange Server và Exchange Online. Nếu cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ với Máy Chủ Sài Gòn theo Hotline: 0976.638.715 hoặc Fanpage!