Sharepoint Là Gì? Lợi Ích Khi Sử Dụng Sharepoint Là Gì?

Sharepoint là gì? Khi việc quản lý thông tin và tài liệu ngày nay trở nên cực kỳ quan trọng, để đảm bảo sự cộng tác hiệu quả và tăng cường năng suất làm việc trong tổ chức, các bạn phải có một nền tảng quản lý tối ưu. Vì vậy, SharePoint đã xuất hiện và trở thành một nền tảng cộng tác và quản lý nội dung hàng đầu. Với SharePoint, bạn có thể tạo ra các trang web tùy chỉnh để chia sẻ thông tin, tài liệu và dữ liệu với đồng nghiệp của mình.

Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp cho các bạn cái nhìn toàn diện hơn về SharePoint và hướng dẫn sử dụng Sharepoint. Cùng xem nhé!

Sharepoint là gì?

Microsoft SharePoint, lần đầu tiên được cung cấp cho người dùng vào năm 2001, là một nền tảng được thiết kế để phát triển ứng dụng web. SharePoint cũng được tích hợp với Microsoft Office.

Hơn nữa, phần mềm này cho phép người dùng tạo và phát triển các ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm Cổng thông tin – Portal, Cộng tác – Collaboration, Tìm kiếm – Search, Quản lý nội dung doanh nghiệp – Enterprise Content Management, Kinh doanh thông minh – Business intelligence và Quản lý quy trình nghiệp vụ – Business process management.

SharePoint cũng hỗ trợ các doanh nghiệp và tổ chức phát triển các ứng dụng cho Internet, Intranet cũng như Extranet. Với SharePoint, người dùng có thể xây dựng các trang web, thư viện tài liệu, danh mục công việc, biểu đồ, và các ứng dụng khác để chia sẻ thông tin và cộng tác với nhóm làm việc.  

SharePoint cung cấp một cơ sở hạ tầng mạnh mẽ để lưu trữ, quản lý và truy cập thông tin trong tổ chức, giúp cải thiện việc chia sẻ thông tin, tăng cường sự cộng tác và nâng cao hiệu suất làm việc. Nó được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp và tổ chức để quản lý dự án, hợp tác nhóm, quản lý tài liệu và xây dựng các ứng dụng doanh nghiệp tùy chỉnh.

Quá trình phát triển của SharePoint là gì?

2001: Mục tiêu chính của phiên bản này là cộng tác với Server Extension, Frontpage và Teams. SharePoint ban đầu tập trung vào cổng thông tin, chủ yếu là khả năng tìm kiếm và quản lý tài liệu.

2003: Phiên bản này kết hợp tìm kiếm, lập chỉ mục và ngôn ngữ truy vấn máy chủ Microsoft Index và WSS Windows SharePoint Services SharePoint.

2007: Phiên bản này bao gồm các tính năng quản lý và xuất bản nội dung web được tích hợp sẵn.

2010: Bản phát hành này tập trung vào việc chuyển đổi nền tảng thành một giải pháp kinh doanh giàu tính năng, với các tính năng như quản lý hồ sơ, quản lý tài liệu, tích hợp Microsoft Office, Global metadata, báo cáo, mạng xã hội cũng như khả năng phân loại và quản lý nội dung web. Sau đó, nền tảng được đổi tên thành SharePoint Foundation.

2013: Microsoft đã cập nhật các tính năng và bản phát hành SharePoint mới. Đồng thời, Microsoft đã phát hành SharePoint Online, dựa trên SharePoint Server 2013.

2016: Tìm hiểu Sharepoint là gì, ta thấy bản phát hành này là một nền tảng SharePoint tại chỗ, nó đã giới thiệu các khả năng kết hợp của Office 365 và SharePoint Online. Đồng thời, Microsoft đang tận dụng đám mây với các khả năng kết hợp của SharePoint tại chỗ và SharePoint trực tuyến, mà Microsoft đã đặt tên là SharePoint Hybrid.

2019: Phiên bản 2019 là sự kết hợp giữa điện toán tại chỗ và điện toán đám mây. Hơn nữa, phiên bản này cung cấp trải nghiệm cập nhật nhất, cũng như các hoạt động chuyên biệt hơn để hỗ trợ chia sẻ và truy cập nội dung, thông tin, dữ liệu, vị trí và thời gian mà không gây nguy hiểm cho bảo mật, tuân thủ hoặc cộng tác của người dùng.

Sharepoint có gì đặc biệt?

SharePoint được các doanh nghiệp sử dụng để tạo trang web. SharePoint có thể được sử dụng như một vị trí an toàn để lưu trữ, sắp xếp, chia sẻ và truy nhập thông tin từ bất kỳ thiết bị nào. Bạn chỉ cần một trình duyệt web như Internet Explorer, Microsoft Edge, Chrome hoặc Firefox.

Tìm hiểu Sharepoint là gì, ta thấy SharePoint bao gồm các tính năng sau:

• Chia sẻ tệp và nội dung với mọi người cả trong và ngoài tổ chức.
• Tính năng quản lý nội dung: hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức và quản lý nội dung thông qua việc sử dụng thư viện, siêu dữ liệu, danh sách, hồ sơ, quản lý hồ sơ, chính sách,…
• Trang web nhóm: cung cấp cho các nhóm người dùng được xác định trước một nơi để xem và cộng tác trên nội dung, dữ liệu và tin tức/thông tin.
• Trang liên lạc: để chia sẻ và truyền thông điệp giữa các doanh nghiệp thông qua các trang con động có thể được tùy chỉnh.
• Trên các thiết bị Android, iOS và Windows, người dùng có thể truy cập mạng nội bộ, trang nhóm/team sites và nội dung thông qua ứng dụng dành cho thiết bị di động.
• Tạo cảnh báo và quy trình công việc để tự động hóa quy trình kinh doanh.
• Chức năng tìm kiếm hỗ trợ hiển thị những người có liên quan và nội dung quan trọng.

Phân loại SharePoint

Biết Sharepoint là gì, bạn nên nhớ:

SharePoint Online

SharePoint Online là phiên bản dựa trên đám mây của SharePoint đi kèm khi đăng ký Microsoft 365 và có thể dễ dàng truy cập thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng. SharePoint Online được Microsoft cập nhật hoàn toàn tự động.

SharePoint Server

Để tận dụng các tính năng mới nhất, trong SharePoint Server, người dùng có thể tổ chức, triển khai và quản lý tại chỗ bằng đăng ký Office 365 Enterprise. Hơn nữa, SharePoint Server bao gồm rất nhiều chức năng và tính năng bổ sung, chẳng hạn như phần web, tác giả, trang site, thư viện, danh sách và tìm kiếm hiện đại. SharePoint Server cũng hoạt động với nền tảng Power BI, PowerApps và trang chủ SharePoint.

SharePoint Foundation

SharePoint Foundation là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều đơn vị, tổ chức bởi tính bảo mật cao và quản lý đơn giản. Hơn nữa, nền tảng hỗ trợ SharePoint Foundation cung cấp cho người dùng tất cả các tính năng cơ bản của công nghệ SharePoint.

Tìm hiểu về Sharepoint là gì, hãy chú ý SharePoint Foundation không chỉ hoàn toàn miễn phí sử dụng mà còn bao gồm nhiều tính năng hỗ trợ người dùng như bảo mật, quản lý và cộng tác giữa các cá nhân hoặc nhóm người dùng. Nền tảng này cũng được đánh giá là một công cụ tuyệt vời hỗ trợ người dùng quản lý công việc và tài liệu.

SharePoint Designer 2013

SharePoint Designer là một chương trình miễn phí được phát hành vào năm 2013 và được sử dụng để tạo các giải pháp giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn. Đồng thời, SharePoint Designer được sử dụng để chỉnh sửa các giải pháp dữ liệu và nội dung bên ngoài thông qua Business Connectivity Services.

Đồng bộ hóa OneDrive for Business

OneDrive for Business là chương trình cho phép người dùng đồng bộ tài liệu từ site nhóm hoặc OneDrive for Business với máy tính của bạn để sử dụng ngoại tuyến.

Lợi ích khi sử dụng Sharepoint là gì?

Giao tiếp hiệu quả

Việc đưa ra các quyết định quan trọng đòi hỏi phải truyền đạt đúng thông tin vào đúng thời điểm và địa điểm. Với SharePoint, các nhóm trong công ty có thể cộng tác một cách đáng tin cậy và an toàn để hoàn thành công việc, tương tác và chia sẻ thông tin bất kể thời gian hay địa điểm.

Giải pháp linh hoạt

SharePoint có sẵn trong cấu hình Cloud, On-premises và Hybrid. SharePoint có thể kết hợp với Microsoft Office 365 hay được sử dụng độc lập, tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. SharePoint Online phù hợp với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, từ nhỏ đến lớn.

SharePoint Online có thể giúp các doanh nghiệp giảm bớt sự tham gia của nhóm CNTT và các yêu cầu về phần cứng. Các doanh nghiệp hoặc tổ chức ưa thích mô hình On-premises có thể nhận được nhiều lợi ích nhất phù hợp với nhu cầu của họ với Office 365.

Hiệu quả về chi phí

Hiểu Sharepoint là gì, đừng quên SharePoint kết hợp một số giải pháp doanh nghiệp thành một hệ thống duy nhất, có thể quản lý, cho phép doanh nghiệp cung cấp giải pháp cho nhiều trường hợp sử dụng. SharePoint Online giảm chi phí phát triển, cơ sở hạ tầng CNTT và quản lý bằng cách cung cấp vô số cơ hội phát triển. Các tính năng của SharePoint Online hỗ trợ các tổ chức giảm tổng chi phí sở hữu (TCO), phát triển ứng dụng và quản lý hoạt động.

Triển khai liên tục

SharePoint có thể được tích hợp vào hầu hết các phần mềm, hệ thống và công nghệ cũ hoặc hiện có khác, cũng như bất kỳ công nghệ, phần mềm mới nào, nhờ các API và dịch vụ web mạnh mẽ.

Cổng thông tin của công ty

Với Intranet, Internet và Extranet mạnh mẽ, không doanh nghiệp nào có thể bỏ qua SharePoint. SharePoint không chỉ là một trang web, nó là một cổng thông tin công ty tương tác và thông minh được tải đầy đủ.

Cổng thông tin công ty có thể theo dõi các bên liên quan khác nhau của doanh nghiệp bằng cách lưu trữ nhiều thông tin kinh doanh và chức năng kinh doanh dưới dạng cổng mạng nội bộ và trang web.

Mạng nội bộ hiện đại

Mạng nội bộ hiện đại của SharePoint hỗ trợ các doanh nghiệp tạo cổng thông tin liên lạc, trang đích của công ty và các trang dành riêng cho bộ phận như IT, HR, Marketing, Finance, Sales.

Trải nghiệm hiện đại

Biết Sharepoint là gì, ta nhận thấy SharePoint cung cấp trải nghiệm hiện đại bằng cách liên kết các tuyển tập trang với một trung tâm trung tâm có chứa các yếu tố như dẫn hướng, xây dựng thương hiệu, phát hành, tìm kiếm, chia sẻ và phân cấp, nhiều ngôn ngữ, giám sát hiệu suất,…

Cộng tác

Cộng tác trong SharePoint cho phép các tổ chức phát triển các chỉ số cho giao tiếp, hệ thống, công cụ, quy trình có cấu trúc và tổ chức, vai trò, trách nhiệm và khả năng tương tác của các bên liên quan.

Năng suất vượt trội

Thông qua các dịch vụ web và API, SharePoint cho phép tích hợp với các phần mềm, hệ thống, ứng dụng Web, công nghệ cũ hiện có. SharePoint cũng cung cấp thông tin phân tích, nghiệp vụ thông minh và quy trình làm việc để giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn trong khi tự động hóa các quy trình kinh doanh, giúp tăng năng suất đáng kể.

Cải thiện khả năng quản lý thông tin

Các doanh nghiệp cho phép nhân viên có liên quan truy cập thông tin một cách an toàn. Cộng tác viên có thể truy nhập tài liệu một cách an toàn với quyền được cấp, tìm kiếm trong thư viện tài liệu cũng như kiểm tra thông tin phiên bản và siêu dữ liệu để xem ai và khi nào đã làm việc (chỉnh sửa) trên cùng một tài liệu và theo dõi những thay đổi này.

Tùy chỉnh phát triển và khả năng mở rộng

Hiểu Sharepoint là gì, ta thấy SharePoint là một tập hợp các sản phẩm, phần mềm và công nghệ cũng như một nền tảng. Các tổ chức, doanh nghiệp có thể sử dụng các khả năng của SharePoint để điều chỉnh nền tảng và xây dựng chức năng theo các yêu cầu kinh doanh cụ thể của họ.

Quản lý tập trung

Bảng điều khiển SharePoint cho phép bạn theo dõi và kiểm soát cấu hình SharePoint, cài đặt hệ thống và bảo mật. Sao lưu, nâng cấp, khôi phục và các cơ chế kiểm soát sâu hơn khác nhằm đảm bảo quản trị cấp cao hơn.

Báo cáo

SharePoint cho phép bạn theo dõi, ghi lại, lên lịch và phân tích các khía cạnh khác nhau của việc chia sẻ thông tin. Các công cụ báo cáo SharePoint sẽ cung cấp cho các bên liên quan SharePoint một cái nhìn toàn diện nhất về môi trường SharePoint.

Tăng ROI

SharePoint là một phương pháp chia sẻ, tổ chức và cộng tác với chi phí thấp. Cộng tác nhóm, quản lý nội dung, kiến thức và tài liệu, cộng đồng nhân viên, tự động hóa quy trình và tạo luồng công việc cũng như sử dụng mạng có thể giúp các tổ chức tối đa hóa ROI của họ. Công ty nội bộ (mạng nội bộ), cải thiện giao tiếp hiệu quả của công ty và hỗ trợ xây dựng thương hiệu.

Lời kết

Bài viết đã cung cấp cho bạn đọc cái nhìn sâu hơn về ‘SharePoint là gì’ và lợi ích khi sử dụng nó. Nếu bạn muốn khám phá thêm về SharePoint và tìm hiểu cách nền tảng này có thể tối ưu hóa hoạt động của tổ chức của bạn, hãy để lại bình luận bên dưới bài viết.

Để không bỏ lỡ bất kỳ bài viết nào của Máy Chủ Sài Gòn, các bạn có thể theo dõi Website hoặc Fanpage.