Mặc dù chúng ta đang sống trong thời đại của điện thoại thông minh và công nghệ, nhưng tất cả chúng ta đều có thể đồng ý rằng gửi Email vẫn là một cách hữu ích để giao tiếp với người khác. Sự phát triển của Email khiến các phương thức giao tiếp truyền thống trở nên lỗi thời hơn, Email cung cấp cho mọi người một sự đơn giản và dễ tiếp cận hơn để giao tiếp với nhau. Nhưng tại sao điều này lại quan trọng?

Mặc dù gửi Email đã trở thành một hoạt động thường xuyên trong cuộc sống của hầu hết mọi người, nhưng bất kỳ ai cũng cần phải biết sử dụng chúng đúng cách. Hãy ghi nhớ điều này, bạn nên hiểu cách thức hoạt động của các giao thức Email để tạo một thiết lập Email. 

Nói cách khác, hiểu biết về các giao thức Mail Server sẽ làm cho việc giao tiếp của bạn hiệu quả hơn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích về giao thức Email nào có khả năng gửi thư cũng như giúp bạn lựa chọn Email Server lý tưởng cho nhu cầu của mình.

Giao thức Mail Server là gì?

Khi thảo luận về tài khoản Mail ta thấy có rất nhiều giao thức Email liên quan, điều này có thể gây nhầm lẫn. Vì vậy, bạn nên làm quen với các giao thức này và nhớ rằng mỗi giao thức sẽ thực hiện các chức năng khác nhau nào. Các giao thức được sử dụng phổ biến nhất bao gồm: IMAP, POP3, SMTP và Exchange.

>> Xem thêm: Email Server là gì?

Giao thức Email: SMTP

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) là phương thức tiêu chuẩn để gửi email từ máy chủ thư này sang máy chủ thư khác. Tóm lại, giao thức Email là bộ quy tắc cho phép các ứng dụng và tài khoản Email khác nhau trao đổi thông tin. Nó còn được gọi là giao thức chuyên dụng duy nhất để truyền Email.

SMTP được sử dụng bởi một số ứng dụng Email, bao gồm Outlook, Gmail, Yahoo Mail và Apple Mail, để gửi thư từ người gửi đến người nhận. SMTP sẽ không yêu cầu bất kỳ xác thực nào để hoạt động. Với vấn đề này, các ứng dụng máy chủ SMTP hiện đại sử dụng một số ràng buộc. 

Tuy nhiên, nó vẫn cho phép một số thư rác tồn tại trên web, điều này có thể dẫn đến chúng xuất hiện trên máy chủ email của bạn và do đó làm ảnh hưởng đến hộp thư đến của bạn.

Ngoài ra, khi có Email đến, giao thức SMTP cũng sẽ gửi thông báo. Máy chủ SMTP của bạn gửi lệnh qua máy khách sau khi người gửi đã gửi một tin nhắn. Các lệnh này chỉ định địa chỉ Email của người gửi và người nhận, cũng như thư và các tệp đính kèm khác. Bạn nên biết hai cổng thông thường được sử dụng cho Simple Mail Transfer Protocol máy khách:

• Cổng 25: Cổng SMTP mặc định (cổng không mã hóa)
• Cổng 465/587: Cổng mặc định để sử dụng SMTP thông qua SSL.

Những điểm chính của giao thức SMTP là gì?

• SMTP là một giao thức dựa trên văn bản, cấp ứng dụng và hướng kết nối.
• SMTP quản lý việc trao đổi thư của máy chủ Email qua mạng TCP/IP.
• SMTP thông báo cho người dùng về các Email đến ngoài việc gửi Email.
• Địa chỉ Email của người gửi và người nhận, cũng như thông báo, được xác định bởi các lệnh SMTP.
• Việc trao đổi lệnh giữa các máy chủ xảy ra mà không cần sự can thiệp của người dùng.
• Nếu một tin nhắn không được gửi, người gửi có thể tìm hiểu về nó từ báo cáo lỗi, đó là lý do tại sao SMTP được coi là một giao thức đáng tin cậy.

Giao thức Email: IMAP

IMAP (Internet Message Access Protocol) cho phép bạn truy cập Email của mình từ mọi nơi trên thế giới, đúng như tên gọi của nó. Tin nhắn Email sẽ được lưu giữ trên máy chủ. Khi bạn kiểm tra hộp thư đến của mình, ứng dụng Email của bạn sẽ giao tiếp với máy chủ để kết nối bạn với các thư của bạn. 

Khi bạn sử dụng IMAP để đọc Email của mình, bạn không tải xuống hoặc lưu chúng vào máy tính của mình. Thay vào đó, bạn sẽ đọc chúng từ máy chủ. Đó là lý do tại sao bạn có thể kiểm tra Email của mình từ nhiều thiết bị mà không sợ bỏ sót điều gì.

IMAP cho phép bạn truy cập, tổ chức, đọc và sắp xếp các Email của mình mà không cần tải chúng xuống trước. Vì vậy, IMAP được đánh giá là nhanh chóng và hiệu quả. Máy chủ cũng lưu giữ bản ghi tin nhắn của bạn, cho phép bạn truy cập các tin nhắn đã gửi từ mọi nơi. IMAP đồng bộ Email trên máy tính và máy chủ thay vì di chuyển Email từ máy chủ sang máy tính của bạn. Sau đây là các cổng mặc định của IMAP:

• Cổng 143: là cổng mặc định không được mã hóa.
• Cổng 993: là cổng mặc định cho các kết nối an toàn.

Những điểm chính của giao thức IMAP là gì?

• IMAP cho phép bạn truy cập Email của mình từ bất kỳ vị trí nào và trên nhiều loại thiết bị khác nhau.
• Khi bạn nhấp vào nó, nó sẽ chỉ tải xuống tin nhắn đó. Do đó, bạn không phải đợi tất cả thư mới tải xuống hết từ máy chủ trước khi đọc chúng.
• IMAP không tự động tải xuống các tệp đính kèm. Điều này cho phép bạn kiểm tra thư của mình nhanh hơn và có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với các tệp đính kèm đã mở.
• IMAP giống như các giao thức khác (POP), có thể được sử dụng ngoại tuyến.
• Email sẽ được lưu trữ trên máy chủ từ xa.
• IMAP cho phép bạn truy cập nhiều hộp thư trên nhiều máy chủ thư cùng một lúc.

Giao thức Email: POP

POP (Post Office Protocol) được sử dụng để nhận thư đến. Tất nhiên, POP3 là phiên bản mới nhất của POP. Khi dùng POP3, nó sẽ tải thư của bạn xuống từ một máy chủ tập trung và chuyển chúng tới ứng dụng email khách của người nhận trên thiết bị hoặc máy tính của họ, trái ngược với IMAP.

>> Xem thêm: POP3 là gì? Ưu & nhược điểm của giao thức POP3

Tính năng này cho phép người nhận tải Email xuống ứng dụng Email của họ, sau đó họ có thể ngắt kết nối Internet và có quyền truy cập ngoại tuyến vào tất cả thư của họ. POP3 giống như một nhân viên bưu điện thực tế, nhận và giữ email cho mọi người cho đến khi họ nhận chúng. 

Bởi vì tất cả các Email được tải xuống và lưu trữ cục bộ nên POP là một lựa chọn tốt cho những người chỉ sử dụng một máy tính để kiểm tra Email của họ. Hơn nữa, các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng POP để cho phép nhân viên kiểm tra Email khi ngoại tuyến. Bạn cũng nên lưu ý rằng hầu hết các dịch vụ POP3 sẽ tự động xóa các Email đã tải xuống khỏi máy chủ thư. 

Hành động này khiến việc đồng bộ hóa tài khoản trên nhiều thiết bị trở nên cực kỳ khó khăn. POP3 yêu cầu mở một trong các cổng này làm cổng mặc định:

• Cổng 110: Đây là cổng truy cập POP3 không được mã hóa (nghe và liên lạc mặc định)
• Cổng 995: Cổng này được sử dụng cho các kết nối POP3 được mã hóa.

Những điểm chính của giao thức POP là gì?

• POP là một giao thức tiêu chuẩn Internet lớp ứng dụng cho phép truy cập ngoại tuyến vào tin nhắn, yêu cầu ít thời gian truy cập Internet hơn.
• Nó chỉ cho phép bạn tạo một hộp thư trên máy chủ.
• POP không hỗ trợ tìm kiếm.
• Tin nhắn phải được tải xuống trước khi chúng có thể được truy cập.
• Nó không phải là tùy chọn tốt nhất để giành quyền truy cập vào dữ liệu không phải email.
• Các lệnh POP thường được viết tắt thành ba hoặc bốn mã chữ cái.

SMTP khác với các giao thức email khác như thế nào?

Bạn có thể nhanh chóng tìm hiểu sự khác biệt giữa SMTP và các giao thức Email khác khi bạn biết giao thức Email nào có khả năng gửi Email. Vì vậy, hãy xem qua sự khác biệt của chúng trong phần này. 

Sự khác biệt chính giữa các giao thức này là SMTP là giao thức duy nhất cho phép gửi hoặc “đẩy” Email từ một máy chủ thư không xác định sang một máy chủ thư khác. Mặt khác, POP và IMAP là các giao thức để nhận hoặc “kéo” thư từ máy chủ thư của người nhận.

Do đó, POP và IMAP giới hạn việc chuyển thư tới chỉ các máy chủ thư đã được xác minh. Nói cách khác, không thể sử dụng POP và IMAP để liên lạc bên ngoài mạng của bạn.

Bạn đã biết giao thức Email nào có khả năng gửi thư và giao thức nào có khả năng nhận thư. Vì vậy, có lẽ bạn đang tự hỏi Gmail sử dụng giao thức Email nào phải không? Câu hỏi đáng giá triệu đô này sẽ được giải đáp trong phần sau!

Gmail sử dụng giao thức Email nào?

Gmail chủ yếu chạy trên giao thức IMAP. Tuy nhiên, nó cũng có thể cung cấp quyền truy cập máy chủ thư POP nếu bạn muốn. Email được xử lý khác nhau bởi các máy chủ POP và IMAP. Do đó, tốt nhất là sử dụng một giao thức Email đang hoạt động. Bạn nên suy nghĩ về môi trường làm việc của mình, loại quyền truy cập bạn yêu cầu và các thiết bị bạn có. 

Nếu bạn chủ yếu truy cập Email của mình qua web, thì giao thức IMAP là lựa chọn lý tưởng cho bạn. Vì giao thức này lưu tất cả thư và thư mục trên máy chủ nên mọi thay đổi đều được đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn truy cập Email từ một thiết bị cụ thể hoặc nếu bạn không phải lúc nào cũng có kết nối Internet, thì giao thức POP3 của Gmail là tùy chọn tốt hơn. POP3 tải xuống tất cả Email của bạn từ máy chủ thư rồi xóa chúng khỏi máy chủ. Nếu bạn tự hỏi liệu bạn có thể sử dụng máy chủ SMTP của Gmail để gửi Email hay không. Thì vâng, câu trả lời là có! Bạn chắc chắn có thể.

Để gửi Email bằng tài khoản Gmail của mình, bạn có thể sử dụng các thành phần máy chủ SMTP của Gmail trong các ứng dụng Email như Thunderbird hoặc Outlook.

Giao thức Email: Kết luận

Vậy là chúng tôi đã mô tả cụ thể giao thức Email nào có khả năng gửi Email trong bài viết này. Ngoài ra, hai giao thức Email khác cho phép bạn truy cập hộp thư của mình cũng đã được giới thiệu trong bài viết. Chúng tôi đã tìm hiểu về sự khác biệt chính giữa các giao thức Email này để giúp bạn chọn được giao thức tốt nhất cho nhu cầu kinh doanh hoặc cá nhân của mình.

Các câu hỏi thường gặp

Sự khác biệt giữa IMAP và SMTP là gì?

SMTP là giao thức được sử dụng để gửi Email, cho dù đó là từ máy khách hay giữa các máy chủ truyền email tới địa chỉ xác định. Mặt khác, IMAP là một giao thức quản lý và truy xuất thư điện tử từ máy chủ.

Giao thức trong Email là gì?

Giao thức Email là một phương pháp để thiết lập kênh liên lạc giữa hai máy tính và chuyển Email giữa chúng. Khi một Email được chuyển đi, một máy chủ thư và hai máy tính sẽ tham gia quá trình này. Thư sẽ được gửi bởi một máy tính này và được nhận bởi máy tính kia.

Tôi có thể bật cả POP và IMAP không?

Không, sử dụng hai giao thức khác nhau (IMAP và POP) để truy cập vào cùng một tài khoản sẽ không hoạt động tốt. Cần lưu ý rằng IMAP được tạo ra nhằm mục đích lưu trữ thư trên máy chủ thư.

Email sử dụng giao thức nào?

Giao thức tiêu chuẩn để gửi thư điện tử qua Internet là giao thức SMTP.