Notion Là Gì? Tìm Hiểu Những Tính Năng Nổi Bật Của Notion

Notion là gì? là câu hỏi được nhiều người tìm hiểu. Notion là một ứng dụng quản lý công việc, ghi chú và tổ chức thông tin đang rất được ưa chuộng hiện nay. Với Notion, ta có thể tổ chức các thông tin liên quan đến công việc, dự án, kế hoạch… một cách rất linh hoạt và dễ dàng.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn các kiến thức cơ bản về Notion và những tính năng đặc biệt của nó. Cùng xem nhé!

Notion là gì?

Notion là ứng dụng ghi chú cho phép người dùng dễ dàng lập kế hoạch, ghi chép/ghi chú, lên lịch,… Với Notion, chúng ta hoàn toàn có thể ghi lại mọi thứ liên quan đến công việc và cả cuộc sống. Tất cả các thông tin trên sẽ được lưu vào cùng một vị trí để bạn có thể dễ dàng tìm lại khi cần. 

Notion được sử dụng linh hoạt và phù hợp với mọi đối tượng, kể cả học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng… cần một ứng dụng hỗ trợ học tập/làm việc đa chức năng và hiệu quả.

Notion hiện cung cấp hai phiên: miễn phí và trả phí. Các cá nhân có thể sử dụng phiên bản Notion hoàn toàn miễn phí. Notion không bị giới hạn số lượng “blocks” và phiên bản miễn phí cũng bao gồm đầy đủ các chức năng cơ bản để người dùng sử dụng thoải mái và quản lý công việc hiệu quả nhất.

Phiên bản trả phí sẽ bao gồm nhiều tính năng nâng cao hơn, công cụ quản lý và bảo mật dữ liệu, lý tưởng cho các doanh nghiệp cần quản lý nhiều dự án và làm việc trong một nhóm lớn hơn.

>> Xem thêm: Notion AI là gì?

Vì sao nên chọn Notion?

Tìm hiểu Notion là gì hãy nhớ Notion là một ứng dụng quản lý công việc và tổ chức thông tin rất quan trọng giúp tăng cường hiệu suất làm việc của mọi người, đặc biệt là trong thời đại kinh tế số và làm việc từ xa ngày nay.

Notion là một ứng dụng mà bạn nên có trên điện thoại và máy tính xách tay của mình. Các chức năng hiện có của Notion sẽ hỗ trợ bạn làm việc dễ dàng và thuận tiện hơn với dữ liệu của mình. Notion có một vài nhược điểm có thể dễ dàng khắc phục. Do đó, Notion có thể được coi là một ứng dụng tuyệt vời đối với chúng ta.

Cấu trúc của Notion

Cấu trúc sắp xếp tệp ghi chú của Notion cũng khá độc đáo. Phần mềm Notion khá giống như bộ lưu trữ trên máy tính PC hoặc máy tính xách tay, cho phép bạn sắp xếp các tệp thành các tầng khác nhau. Nhiều thư mục con khác có thể được tạo trong một thư mục lớn và trong các thư mục con đó, ta có thể tạo thêm nhiều thư mục khác.

Với cấu trúc của Notion, bạn có thể dễ dàng quản lý các ghi chú của mình và giúp chúng dễ tìm hơn.

Những tính năng chính của Notion là gì?

All-in-one

Notion không chỉ đơn giản là một ứng dụng ghi chú mà nó còn là một ứng dụng dùng để theo dõi, sắp xếp các ghi chép/ghi chú và giám sát tiến độ công việc. Hơn nữa, Notion hỗ trợ soạn thảo văn bản cực kỳ hiệu quả, cho phép bạn chèn ảnh vào bất kỳ đoạn văn nào, tô màu chữ, bôi đen/đậm chữ, chia cột, lập bảng, dàn trang. 

Với phần mềm Notion, bạn hoàn toàn có thể chèn ngày tháng, tệp, video YouTube và thậm chí cả code. Nếu như trước đây, bạn phải sử dụng nhiều ứng dụng cùng lúc để ghi chú và lưu trữ dữ liệu thì giờ đây, bạn có thể làm tất cả những điều đó chỉ với một ứng dụng Notion.

Notion có thể giúp:

• Tạo ghi chú, danh sách việc cần làm, mục tiêu hàng ngày,… để thay thế OneNote và Evernote.
• Tạo thời gian biểu, lịch học thay vì sử dụng Word hoặc Excel.
• Lập kế hoạch công việc cụ thể theo ngày/tuần/tháng/năm, lên deadline công việc, lịch nhắc sự kiện… thay thế Google Calendar.
• Quản lý thời gian và tiền bạc cực kỳ hiệu quả.
• Thay thế cho Jira và Trello để quản lý dự án và ủy thác nhiệm vụ.
• Lưu các bài báo, blog, nhật ký, giáo án,…
• Tạo Bullet Journal.

Templates đa dạng

Tìm hiểu Notion là gì hãy chú ý trái ngược hoàn toàn với các ứng dụng quản lý và ghi chú khác với giao diện tối giản, Notion lại thu hút những người trẻ đánh giá cao cái đẹp bằng giao diện rất đẹp. Notion cho phép bạn thêm một icon kèm ảnh bìa tự chọn vào mỗi page.

Ứng dụng Notion cung cấp cho bạn rất nhiều Template đa dạng và đẹp mắt, phù hợp với nhiều lĩnh vực và ứng dụng. Tất cả màu sắc, hình ảnh và biểu tượng đều có thể được tùy chỉnh hoàn toàn để tạo nên diện mạo độc đáo cho không gian làm việc của bạn. Người dùng Notion có thể thể hiện sự sáng tạo và nâng cao các dự án hoặc công việc của họ.

Quản lý dữ liệu dễ dàng

Người dùng có thể lưu tất cả nội dung và dữ liệu quan trọng vào Notion. Notion cho phép người dùng tạo nhiều trang, mỗi trang có thể được chia thành các trang nhỏ hơn và chọn từ nhiều định dạng phù hợp với công việc, chẳng hạn như: Text, Timeline, Table, Todo list,…

Biết Notion là gì ta thấy tính năng này sẽ hỗ trợ bạn sắp xếp và quản lý dữ liệu gọn gàng và logic hơn, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm hơn. Hơn nữa, tính năng Bookmark của Notion cho phép bạn lưu các bài viết chưa đọc. Bạn có thể gắn nhãn, nêu rõ và tạo bộ lọc cho dữ liệu. Đây là một tính năng hữu ích để tổ chức công việc của bạn.

Tìm kiếm thông tin nhanh chóng

Để tìm kiếm thứ gì đó trên Notion, chỉ cần sử dụng công cụ Quick Find. Nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm và kết quả sẽ được hiển thị nhanh chóng. Đây cũng là một trong những tính năng được yêu thích của ứng dụng.

Công cụ làm việc nhóm hiệu quả

Notion cũng giống như Google Docs, cho phép người dùng chia sẻ tài liệu của họ với người khác và hỗ trợ các đề xuất, thảo luận cho số lượng lớn người dùng. Điểm này giúp các hoạt động nhóm nâng cao rõ rệt năng suất và làm việc khoa học hơn.

Ưu nhược điểm của Notion

Ưu điểm

Để biết ưu điểm của Notion là gì hãy xem phần sau:

• Notion có phiên bản hoàn toàn miễn phí với các tính năng nổi bật dành cho người dùng cá nhân.
• Giao diện đẹp, đơn giản với tông màu đen trắng tổng thể giúp người dùng có  trải nghiệm thoải mái khi sử dụng. Người dùng có thể thỏa sức sáng tạo trong không gian làm việc của riêng mình, ứng dụng này mang đến trải nghiệm cá nhân và mang đến nhiều cảm hứng làm việc hơn.
• Một trong những ưu điểm nổi bật của Notion là khả năng đồng bộ hóa nhanh. Bất kể bạn đang sử dụng nền tảng nào, chỉ cần một tài khoản và mọi dữ liệu sẽ được đồng bộ hóa nhanh chóng. 

Nhược điểm

Xem phần dưới đây để biết nhược điểm của Notion:

• Chỉ có thể chỉnh sửa trực tuyến, thông qua kết nối Internet.
• Ứng dụng Notion trên điện thoại chủ yếu phục vụ mục đích xem, soạn thảo nội dung cực kỳ chậm.
• Trên máy tính xách tay, Notion được khởi chạy trong trình duyệt. Do đó, đóng trình duyệt cũng sẽ đóng luôn Notion.
• Khả năng bảo mật thông tin cá nhân (mật khẩu, tài khoản ngân hàng…) thấp.
• Notion cho phép bạn tạo nội dung tiếng Việt, nhưng tất cả các mục và công cụ trên Notion đều bằng tiếng Anh.
• Một số ứng dụng vẫn không thể kết nối với Notion. Mục tiền tệ của ứng dụng cũng không hỗ trợ tiền Việt Nam gây khó khăn trong việc quản lý chi tiêu.

Cách thiết lập Notion là gì?

• Bước 1: Truy cập trang web của Notion.
• Bước 2: Tạo tài khoản bằng địa chỉ email của bạn hoặc tài khoản Google.
• Bước 3: Tạo plan cho Notion của bạn. Nếu bạn đang làm việc cho mục đích cá nhân, hãy chọn “For myself” và nếu bạn đang làm việc với một nhóm, hãy chọn “With my team”.
• Bước 4: Tiếp theo, nhấp vào nút “Take me to Notion”. Vậy quá trình thiết lập Notion đã hoàn tất.

Cách quản lý công việc trong Notion

Bạn có thể sử dụng mẹo sau để quản lý công việc hiệu quả trên ứng dụng Notion:

• Tạo một thư viện Wiki của riêng bạn.
• Sử dụng To-do-list để sắp xếp danh sách việc cần làm của mình.
• Phân nhóm công việc theo màu sắc.
• Tích hợp và tự động hóa các quy trình và tiến độ công việc.
• Tận dụng các Template có sẵn.
• Định dạng dữ liệu từ hàng trở thành cột.
• Cài đặt lời nhắc và thông báo.

Các câu lệnh trong Notion là gì?

• Tạo một trang mới: /page
• Thêm tựa đề: /h1, /h2, /h3, trong đó h1 là lớn nhất và giảm dần đến h2, h3,…
• Chèn dấu chấm đầu dòng: /bulleted list.
• Chèn số thứ tự: /numbered list.
• Ẩn thông tin: /toggle list.
• Chèn emoji: /emoji
• Chèn ảnh: /image
• Chèn Bookmark vào trang Web: /web bookmark

Lời kết

Trên đây là toàn bộ kiến thức về Notion là gì các bạn nên biết. Nếu các bạn đang tìm kiếm một ứng dụng quản lý công việc và tổ chức thông tin đa năng, Notion là sự lựa chọn tuyệt vời. 

Cảm ơn các bạn đã xem bài viết về Notion, hãy tiếp tục theo dõi Website hoặc Fanpage của Máy Chủ Sài Gòn để cập nhật thêm những kiến thức bổ ích nhé!