“Microsoft 365 là gì?” là câu hỏi không quá khó để trả lời. Microsoft 365 là bộ công cụ hỗ trợ dựa trên nền tảng đám mây đã góp phần cách mạng hóa cách thức làm việc của con người ngày nay. Nó cho phép kết nối, cộng tác và giao tiếp hiệu quả từ đó giúp năng suất hiệu suất công việc.

Nếu các bạn chưa hiểu rõ về Microsoft 365 thì cũng đừng lo lắng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin tổng quan về Microsoft 365, giải thích các tính năng và phân tích lý do các doanh nghiệp nên sử dụng Microsoft 365. Cùng xem nhé!

Microsoft 365 là gì?

Microsoft 365 cho phép bạn làm việc từ mọi nơi và cộng tác trực tuyến. Hơn nữa, Microsoft 365 còn cho phép bạn cài đặt và làm việc trên mọi thiết bị. Mặt khác, dữ liệu của bạn sẽ được đồng bộ theo thời gian thực với máy tính, máy tính bảng (tablet), điện thoại (smartphone). Có thể thấy, Microsoft 365 hiện đang được đánh giá là công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp, tổ chức.

>> Xem thêm: Office 365 là gì?

Những tính năng mới trong Microsoft 365

Sử dụng Microsoft Editor để kiểm tra khả năng viết

Microsoft Editor sẽ hỗ trợ bạn cải thiện ngữ pháp và phong cách viết của mình. Các bạn có thể cài đặt Grammarly – một công cụ viết và kiểm tra ngữ pháp. Nó hoạt động trong Word và Outlook.com nhưng bạn có thể cài đặt tiện ích mở rộng Microsoft Editor cho Google Chrome hoặc Microsoft Edge để từ đó tận dụng tiện ích này trên bất kỳ trang web nào. Nó thậm chí còn hỗ trợ cho các bạn chèn trích dẫn vào ngay tài liệu trong Microsoft Word.

Money in Excel

Tìm hiểu Microsoft 365 là gì bạn nên biết Microsoft đã công bố “Money in Excel”, tính năng cho phép Excel kết nối trực tiếp với tài khoản/thẻ ngân hàng. Hỗ trợ tải xuống chi tiết giao dịch để nhập bảng tính tài chính.

Giao tiếp với gia đình và bạn bè với Microsoft Teams

Microsoft Teams đang dần bổ sung thêm nhiều tính năng để hỗ trợ cho công việc cũng như cuộc sống của các bạn. Giờ đây, bằng cách tạo các nhóm trên Microsoft Teams, các bạn có thể dễ dàng kết nối với bạn bè và gia đình để lên kế hoạch cho các chuyến đi và gặp gỡ nhau thuận tiện. 

Trò chuyện nhóm, cuộc gọi video và danh sách việc cần làm hiện đã có sẵn trong Microsoft Teams. Nhờ đó, tất cả các thành viên có thể dễ dàng chia sẻ và lên lịch cho các sự kiện.

Giữ an toàn cho gia đình bạn với Microsoft Family Safety

Là một ứng dụng khá mới dành cho iPhone cũng như Android. Nó sẽ hỗ trợ quản lý thời gian của thiết bị trên Windows 10, Android và Xbox. Nó cũng bao gồm các thông báo chia sẻ vị trí cho các thành viên gia đình. Theo dõi bản đồ và nhận thông báo khi họ đến và rời khỏi cơ quan hoặc trường học.

Vì sao các doanh nghiệp nên sử dụng Microsoft 365?

Biết Microsoft 365 là gì ta thấy Microsoft 365 là dịch vụ dựa trên đám mây, tất cả phần mềm và dịch vụ trong đó sẽ được cập nhật tự động khi phiên bản mới được phát hành, vì vậy bạn luôn có quyền truy cập vào các tính năng và chức năng mới nhất. Các bản cập nhật được thực hiện gần như liên tục, bạn luôn được cập nhật các tính năng và bản vá nhanh chóng mà không cần phải đợi bản cập nhật trên chu kỳ ba năm mà Microsoft từng đưa ra.

Với Microsoft 365, các tổ chức không cần phải cài đặt phần mềm máy chủ hoặc duy trì bất kỳ phần cứng nào để chạy nó. Điều này làm công việc trở nên ít áp lực hơn rất nhiều cho đội ngũ IT và cũng giúp tiết kiệm ngân sách cho phòng tài chính.

Microsoft 365 cũng đi kèm với email hosting và không gian lưu trữ đám mây, giúp người dùng lưu trữ tài liệu của họ trên đám mây và truy cập chúng bất cứ khi nào và ở bất cứ đâu, với quyền truy cập an toàn vào nội dung, cuộc trò chuyện, nhiệm vụ và lịch trình từ bất kỳ thiết bị nào.

Hiểu Microsoft 365 là gì hãy nhớ các công cụ trong Microsoft 365 giúp nhân viên chia sẻ kiến ​​thức, giao tiếp tốt hơn trong thời gian ngắn hơn. Đó cũng là lý do tại sao Microsoft 365 được coi là một bộ công cụ làm việc thông minh.

Tất cả các ứng dụng và dịch vụ trong Microsoft 365 đều được kết nối với nhau, cho phép cộng tác cải tiến và tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt hơn và nhanh hơn cùng nhau, thông qua các công cụ như trò chuyện nhóm, email nhóm, cuộc họp trực tuyến, cũng như việc soạn thảo và chia sẻ các tệp.

Microsoft 365 đã được chứng minh là giảm thời gian dành cho các nhiệm vụ quản trị (cho quản lý, người dùng và bộ phận IT) giúp người dùng tập trung vào sự đổi mới để thúc đẩy công việc kinh doanh.

Ưu nhược điểm của Microsoft 365 là gì?

Ưu điểm

• Tăng cường sự hợp tác và giao tiếp.
• Tăng năng suất công việc.
• Truy cập mọi lúc, mọi nơi.
• Kiểm soát hệ thống CNTT dễ dàng và hiệu quả.
• Cập nhật tự động.
• Giảm gánh nặng cho hệ thống CNTT trong khi tăng khả năng sử dụng máy tính cá nhân cho người dùng.
• Tạo thêm sức mạnh cho toàn bộ nhân viên của bạn.

Nhược điểm

• Khi sử dụng Microsoft 365, bạn luôn cần kết nối với Internet để truy cập dữ liệu của mình. Nếu không có Internet, công việc sẽ bị trì trệ.
• Nếu hệ thống của bạn không tương thích với Microsoft 365, bạn có thể phải đối mặt với một số vấn đề như nâng cấp hệ thống, điều này sẽ làm bạn tiêu tốn một khoản chi phí đắt đỏ. 
• Một số tổ chức gặp khó khăn về quyền riêng tư dữ liệu (khi sử dụng Microsoft 365, bạn sẽ giao toàn bộ dữ liệu tin tưởng của bạn cho Microsoft), nên cần có cách để giải quyết và giảm thiểu để giữ lại một số dữ liệu trên hệ thống tại chỗ của bạn.
• Đặc biệt, nhược điểm lớn nhất khi sử dụng Microsoft 365 là khả năng quản trị. Từ sự phát triển không kiểm soát, nội dung lỗi thời, vấn đề tuân thủ và việc cung cấp phức tạp của Microsoft Teams, Office 365 Groups và SharePoint, nhiều tổ chức đang gặp khó khăn trong việc duy trì sự kiểm soát Microsoft 365.

Lợi ích của Microsoft 365 là gì?

• Bảo vệ dữ liệu và các thiết bị của bạn

Với Microsoft Defender, bạn có thể dễ dàng quản lý các biện pháp bảo mật kỹ thuật số và dự đoán các mối đe dọa trực tuyến.

• Các ứng dụng giúp tăng năng suất

Word, Excel và PowerPoint có thể được sử dụng để cộng tác trong thời gian thực hoặc ngoại tuyến.

• Sao lưu và bảo mật nâng cao trên OneDrive 

OneDrive bảo vệ ảnh và tệp của bạn bằng các biện pháp bảo vệ tích hợp sẵn như phát hiện phần mềm tống tiền và khả năng khôi phục trên các thiết bị.

• Email không có quảng cáo

Outlook có các công cụ bảo mật tích hợp giúp bảo vệ email, lịch, danh sách việc cần làm và danh bạ của bạn.

• Sổ tay kỹ thuật số của bạn

OneNote – sổ ghi chép kỹ thuật số đa chức năng đáp ứng mọi nhu cầu ghi chú của bạn.

• Trình chỉnh sửa video với bộ lọc và hiệu ứng cao cấp

Các công cụ mạnh mẽ của Clipchamp, giao diện điều khiển đơn giản và thư viện mẫu và tài liệu phong phú giúp việc tạo và chỉnh sửa các video đẹp trở nên đơn giản.

Các phiên bản của Microsoft 365

Sau khi tìm hiểu Microsoft 365 là gì bạn cũng nên nhớ tất cả các phiên bản của nó:

Personal

• Giá: 6.99 USD/tháng.
• Dành cho 1 cá nhân.
• Sử dụng cùng một lúc tối đa là 5 thiết bị.
• Hoạt động được trên PC, iPhone, Mac, điện thoại, iPad và máy tính bảng Android.
• Có dung lượng lưu trữ đám mây là 1TB.

Family/Home

• Giá: 9.99 USD/tháng.
• Dành cho từ 1-6 người sử dụng.
• Mỗi người có thể sử dụng tối đa ở trên 5 thiết bị.
• Hoạt động được trên PC, iPhone, Mac, điện thoại, iPad và máy tính bảng Android.
• Có dung lượng lưu trữ đám mây là 6GB (1TB cho mỗi người).
• Hỗ trợ các tính năng bổ sung trong ứng dụng di động Family Safety.

Business

Microsoft 365 Business Basic

• Giá: 6 USD/tháng.
• Phiên bản dành riêng cho website và thiết bị di động.
• Trò chuyện, gọi điện, gặp gỡ lên đến 300 người tham dự.
• Hỗ trợ 1TB dung lượng lưu trữ đám mây cho mỗi người dùng.
• Bảo mật tiêu chuẩn 
• Email cấp doanh nghiệp.

Microsoft 365 Business Standard

• Giá: 12,50 USD/tháng
• Phiên bản dành riêng cho website và thiết bị di động.
• Dễ dàng tổ chức hội thảo trên web
• Công cụ báo cáo, đăng ký số người tham dự
• Quản lý lịch hẹn khách hàng

Microsoft 365 Business Premium

• Giá: 22 USD/tháng
• Bảo mật nâng cao
• Kiểm soát truy cập và dữ liệu
• bảo vệ mối đe dọa mạng

Enterprise

Tìm hiểu phiên bản Enterprise của Microsoft 365 là gì hãy chú ý, Enterprise được chia làm 3 loại, bao gồm:

Microsoft 365 E3

• Giá: 36 USD/tháng
• Cài đặt (Word, PowerPoint, Excel, OneNote, Publisher (chỉ cho PC) và Access (chỉ cho PC)) trên tối đa 5 PC/máy Mac, 5 máy tính bảng và 5 thiết bị di động cho mỗi người.
• Sắp xếp khoa học, kết nối và quản lý thời gian của bạn với lịch, email và danh bạ cấp doanh nghiệp.
• Phân tích nâng cao.

Microsoft 365 E5

• Giá: 57 USD/tháng
• Cài đặt (Word, PowerPoint, Excel, OneNote, Publisher (chỉ cho PC) và Access (chỉ cho PC)) trên tối đa 5 PC/máy Mac, 5 máy tính bảng và 5 thiết bị di động cho mỗi người.
• Sắp xếp khoa học, kết nối và quản lý thời gian của bạn với lịch, email và danh bạ cấp doanh nghiệp.
• Phân tích nâng cao.

Microsoft 365 F3

• Giá: 8 USD/tháng
• Cài đặt (Word, PowerPoint, Excel, OneNote, Publisher (chỉ cho PC) và Access (chỉ cho PC)) trên tối đa 5 PC/máy Mac, 5 máy tính bảng và 5 thiết bị di động cho mỗi người.
• Sắp xếp khoa học, kết nối và quản lý thời gian của bạn với lịch, email và danh bạ cấp doanh nghiệp.

Education

Giá: Liên hệ Microsoft để được tư vấn.

Microsoft 365 A1

• Sử dụng cùng một lúc tối đa là 5 thiết bị.
• Hoạt động được trên PC, iPhone, Mac, điện thoại, iPad và máy tính bảng Android.
• Hỗ trợ 10GB lưu trữ, 1TB OneDrive lưu trữ

Microsoft 365 A3

• Sử dụng cùng một lúc tối đa là 5 thiết bị.
• Hoạt động được trên PC, iPhone, Mac, điện thoại, iPad và máy tính bảng Android.
• Hỗ trợ 10GB lưu trữ và OneDrive lưu trữ không bị giới hạn.

Microsoft 365 A5

• Sử dụng cùng một lúc tối đa là 5 thiết bị.
• Hoạt động được trên PC, iPhone, Mac, điện thoại, iPad và máy tính bảng Android.
• Hỗ trợ 10GB lưu trữ và OneDrive lưu trữ không bị giới hạn.

Cách chọn phiên bản Microsoft 365 phù hợp

Biết Microsoft 365 là gì ta thấy để lựa chọn đúng phiên bản Microsoft 365 phù hợp với nhu cầu của các bạn, hãy chú ý những điều sau:

• Nếu bạn chỉ sử dụng bộ công cụ Microsoft 365 cho mục đích cá nhân, gói Personal sẽ phù hợp.
• Nếu bạn định chia sẻ tài khoản của mình với gia đình và bạn bè, thì gói Home là lựa chọn tốt nhất.
• Cuối cùng, tuy vào quy mô doanh nghiệp, các bạn hãy chọn gói Business hoặc gói Enterprise để sử dụng email doanh nghiệp và một bộ công cụ cộng tác, kết nối cả bên trong và bên ngoài tổ chức của mình.

Lời kết

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu Microsoft 365 là gì cũng như cách tận dụng hiệu quản các công nghệ dựa trên đám mây của Microsoft 365. Nếu bạn đang tìm cách hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh và trao quyền cho nhân viên của mình, hãy cân nhắc để chuyển sang sử dụng Microsoft 365 nhé.

Để không bỏ lỡ bất kỳ bài viết nào khác, hãy theo dõi ngay Website và Fanpage của Máy Chủ Sài Gòn bạn nhé!