Email Hosting Là Gì? Các Lưu Ý Khi Sử Dụng Email Hosting

Email Hosting là gì? Là một dịch vụ lưu trữ thư điện tử có tính bảo mật cao được nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng. Vậy, chính xác thì Email Hosting (dịch vụ lưu trữ thư điện tử) là gì? và Chúng ta có nên sử dụng dịch vụ Email Hosting không? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp mọi điều bạn thắc mắc về dịch vụ này. Cùng xem nhé!

Email Hosting là gì?

Email Hosting là một dịch vụ lưu trữ thư điện tử riêng biệt hoạt động trên một hệ thống lưu trữ với tên miền riêng. Email Hosting có các tính năng bảo mật nâng cao, cũng như khả năng tùy chỉnh cấu hình và số lượng tài khoản. 

Nếu bạn chú ý đến các email quảng cáo hoặc khuyến mại mà bạn nhận được, bạn sẽ nhận thấy rằng phần lớn chúng có địa chỉ với cấu trúc là: tennguoigui@tendoanhnghiep.com. Nếu tên email bao gồm tên miền đã đăng ký của doanh nghiệp sau @ thì đó là Email Hosting. Vì vậy, bằng cách hiểu Email Hosting là gì và tận dụng chúng, doanh nghiệp có thể giảm thiểu khả năng email của mình bị chuyển đến hộp thư rác của khách hàng, đồng thời khiến khách hàng yên tâm và tăng tỷ lệ mở và đọc email. 

Bên cạnh đó, Email Hosting còn cung cấp hệ thống quản lý email tốt cho doanh nghiệp, tích hợp các tính năng nâng cao nhằm cải thiện trải nghiệm gửi và nhận email tốt hơn, cũng như kiểm soát email spam, rò rỉ dữ liệu và sự tấn công của tin tặc,… vượt trội so với email miễn phí hoặc webmail miễn phí.

Phân loại Email Hosting là gì?

Email Hosting miễn phí

Dịch vụ email dựa trên web cho phép bạn gửi và nhận email cũng như quản lý tài khoản email qua Webmail (POP) và ứng dụng email (IMAP). Gmail là tài khoản email miễn phí phổ biến nhất hiện nay. Hơn nữa, bạn có thể quen với nhiều tùy chọn lưu trữ email miễn phí, chẳng hạn như Hotmail của Microsoft, Yahoo Mail, Zoho Mail và AOL…

Ưu điểm của dịch vụ email miễn phí:

• Hoàn toàn miễn phí và không có cam kết hoặc hợp đồng bắt buộc.
• Các dịch vụ Email miễn phí thường chỉ được cung cấp đủ dung lượng lưu trữ tệp để đáp ứng nhu cầu của các cá nhân và các doanh nghiệp nhỏ.

Tìm hiểu nhược điểm của dịch vụ Email Hosting là gì? ta thấy đối với Email Hosting miễn phí, nhược điểm của nó là:

• Có rất nhiều email spam, email quảng cáo gây khó chịu.
• Các biện pháp bảo mật không đảm bảo.
• Khách truy cập nghi ngờ về tính hợp pháp của công ty bạn.
• Không gian lưu trữ có hạn.
• Không có tên miền được cá nhân hóa, địa chỉ email trở nên dài, khó nhớ và không có thương hiệu.
• Khả năng quản lý và hỗ trợ công nghệ của nhà cung cấp là cực kỳ chậm chạp.

Email Hosting trả phí

Đây là một loại Email Hosting bạn nên biết nếu muốn biết rõ Email Hosting là gì. Nếu công ty của bạn dựa vào email như một công cụ thúc đẩy tạo doanh thu, bạn nên tránh sử dụng dịch vụ lưu trữ email miễn phí. Dịch vụ lưu trữ email trả phí có nhiều khả năng đáp ứng các yêu cầu của một công ty đang phát triển. Để cung cấp trải nghiệm email tốt nhất có thể, các dịch vụ email hosting trả phí bao gồm các tính năng như:

Cá nhân hóa tên miền

Email có tên miền doanh nghiệp sẽ hỗ trợ phát triển thương hiệu của công ty. Người dùng chỉ có thể sử dụng tên miền doanh nghiệp làm địa chỉ email với các dịch vụ Email Hosting trả phí chuyên nghiệp. Đầu tư vào Email để giao tiếp đúng cách với khách hàng là cách để doanh nghiệp tăng sự chuyên nghiệp. Nên bạn cần tìm hiểu Email Hosting là gì và ứng dụng nó. Không chỉ vậy, trong thời đại ngày nay, người dùng luôn cảnh giác với các yếu tố lừa đảo, lừa đảo và email cũng không ngoại lệ. 

Bổ sung thêm không gian lưu trữ

Trong khi các dịch vụ email miễn phí thường có dung lượng và bộ nhớ thấp, các gói dịch vụ Email Hosting trả phí sẽ bao gồm nhiều dung lượng hơn hoặc được cung cấp tùy chọn mua thêm dung lượng nếu cần. Hơn nữa, dữ liệu Email doanh nghiệp sẽ được lưu trữ trong một khu vực riêng tư, bảo mật và an toàn mà chỉ bạn mới có quyền truy cập.

Bộ lọc chống thư rác và virus mạnh

Thông qua việc nghiên cứu tầm quan trọng của Email Hosting là gì, các doanh nghiệp nhận ra nếu quảng cáo và thư rác là nỗi ám ảnh khi sử dụng email hosting miễn phí thì họ sẽ có thể đánh mất nỗi lo này hoàn toàn khi sử dụng vì Email Hosting trả phí không có quảng cáo khi sử dụng.

Để giữ cho email của bạn an toàn và bảo mật, hãy tìm hiểu về các chức năng của Email Hosting và các biện pháp bảo vệ phải đủ mạnh để ngăn chặn các sự cố trong trường hợp mạng bị lỗi hoặc sự cố khác. Email được lưu trữ trong trung tâm dữ liệu an toàn của máy chủ với dịch vụ lưu trữ email doanh nghiệp. Bởi vì các máy chủ email được cập nhật liên tục với các mối đe dọa bảo mật gần đây nhất, các giải pháp khắc phục thảm họa của nhà cung cấp thường là tối ưu.

Tiết kiệm chi phí

Nếu bạn hiểu rõ Email Hosting là gì, bạn sẽ biết sử dụng một công ty lưu trữ bên ngoài cho phép bạn tiết kiệm tiền. Vì các tác vụ bảo trì, quản lý và cập nhật được xử lý bên ngoài, bạn sẽ yêu cầu ít tài nguyên phần cứng và quản lý tại chỗ hơn.

Các công cụ hỗ trợ đi kèm nhiều dịch vụ thư điện tử chuyên nghiệp

Chức năng của Email chỉ giới hạn trong hộp thư điện tử. Mặt khác, các công cụ “collab” là các hệ thống chuyên biệt được thiết kế để thực hiện các dự án. Chúng bao gồm các tính năng như lịch dùng chung, ứng dụng tác vụ, thư mục và danh bạ cũng như các ứng dụng khác. Nó có thể được xem, chỉnh sửa và chia sẻ bởi một nhóm người. Điều này làm cho chúng hữu ích với các tổ chức và doanh nghiệp làm việc trực tuyến.

Vì thế, ngay bây giời, hãy tìm hiểu Email Hosting là gì và bắt đầu sử dụng nó để hỗ trợ cho công việc của bạn.

Tùy chỉnh chính sách thư điện tử cho doanh nghiệp

Nhiều dịch vụ Email Hosting trả phí cho phép bạn điều chỉnh các chính sách email để gửi và nhận thư trong và ngoài tổ chức theo các yêu cầu cụ thể. Đây là một tính năng phức tạp mà không phải nhà cung cấp dịch vụ nào cũng có thể cung cấp. Nếu dữ liệu của công ty bạn cực kỳ quan trọng hoặc nhạy cảm, bạn nên tìm kiếm một dịch vụ lưu trữ email chuyên nghiệp có tính năng này.

Lợi ích Email Hosting mang lại là gì?

Lợi ích đầu tiên và quan trọng nhất của dịch vụ Email Hosting là gì? Đó là khả năng sử dụng các quy ước đặt tên miền Email. Bạn có thể tạo một địa chỉ Email với tên công ty của bạn nhanh chóng và dễ dàng.

Bảo mật là một lợi thế đặc biệt của Email Hosting. Dịch vụ lưu trữ thư điện tử trả phí luôn an toàn hơn dịch vụ lưu trữ thư điện tử miễn phí. Vì quy mô và số lượng người dùng, các nhà cung cấp lớn như Microsoft, Google và Yahoo cung cấp email miễn phí, thứ mà các hacker coi như “miếng mồi ngon”. Bởi vì dịch vụ lưu trữ thư điện tử trả phí thường ở quy mô nhỏ hơn, nên việc kiểm soát và hạn chế tin tặc cũng như xâm nhập dữ liệu sẽ dễ dàng hơn.

Một lợi ích khác là dịch vụ lưu trữ Email cho phép bạn kiểm soát tốt hơn dữ liệu của mình. Nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề kỹ thuật hoặc bảo mật nào, bạn có thể liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp và giải quyết chúng ngay lập tức.

Các tùy chọn cần có của Email Hosting là gì?

Lưu trữ trực tuyến

Có quyền truy cập vào kho lưu trữ email trực tuyến cung cấp cho bạn hồ sơ lịch sử về tất cả các giao dịch kinh doanh của bạn. Một số dịch vụ cung cấp các bản sao lưu từ 5 đến 10 năm có thể truy cập trực tiếp từ cổng đăng nhập.

Tạo nhiều hộp thư nhanh chóng

Nếu công ty của bạn đang mở rộng, bạn sẽ cần có khả năng tạo hộp thư một cách nhanh chóng. Nếu đã hiểu nhu cầu sử dụng Email Hosting là gì, bạn nên đảm bảo rằng Email Server của bạn cung cấp cho bạn tất cả các hộp thư bạn cần để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của công ty bạn. Các hộp thư riêng biệt thường được sử dụng để phân loại Email dựa trên các chức năng kinh doanh. 

Ưu đãi theo gói

Chọn nhà cung cấp có những tùy chọn giúp bạn có thể sử dụng đồng thời cả lưu trữ web và lưu trữ email. Bạn có thể nhận được mức giá tốt hơn, tiết kiệm nhiều tiền hơn và quản lý hệ thống hợp lý hơn với các gói dùng chung. Để tránh tình trạng dịch vụ thường xuyên xảy ra hỏng hóc hoặc quá tải ảnh hưởng đến công việc, bạn phải tìm được nhà cung cấp uy tín.

Dung lượng của hộp thư

Khi mới tìm hiểu Email Hosting là gì, nhiều người không lên kế hoạch trước dẫn đến dung lượng thường xuyên không đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng hàng ngày. Hãy bắt đầu bằng việc xem xét số lượng email, tệp lớn, tệp đính kèm và bạn nhận được hàng ngày. 

Khả năng mở rộng tốt

Bạn không bao giờ biết mình sẽ yêu cầu bao nhiêu dung lượng Email hoặc hộp thư trong tương lai. Tài khoản email có thể nhanh chóng được thêm vào. Các tệp đính kèm Email lớn sẽ tiêu tốn toàn bộ dung lượng lưu trữ Email của bạn. Điều này không quan trọng nếu nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email có thể đáp ứng nhu cầu của bạn một cách hiệu quả ngay cả khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

Lý do doanh nghiệp nên sử dụng Email Hosting là gì?

• Hệ thống lưu trữ Email chuyên dụng cung cấp nhiều tùy chọn lưu trữ hơn cho truyền thông trong kinh doanh. Nó cũng có một định dạng được tối ưu hóa cho nhiều loại thiết bị trong đó có điện thoại thông minh.
• Người dùng có thể dễ dàng cấu hình, quản trị và tăng số lượng tài khoản email hàng loạt. Đồng thời, Email Hosting cho phép bạn gửi tin nhắn với các tệp lớn và lượt trao đổi cao.
• Bảo mật dữ liệu cao, giám sát và quản lý email đơn giản trên máy chủ xuất bản và có bản sao lưu trong trường hợp có vấn đề phát sinh trên máy chủ này.

Lưu ý khi sử dụng Email Hosting là gì?

Lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín

Yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất để tránh rò rỉ thông tin và·những rắc rối không đáng có khi sử dụng dịch vụ là lựa chọn nhà cung cấp uy tín. Trước khi đưa ra quyết định, bạn có thể tham khảo ý kiến của nhiều đơn vị. Mặt khác, một nhà cung cấp dịch vụ Email Hosting uy tín và chuyên nghiệp thường bao gồm các tính năng sau: 

• Dịch vụ khách hàng luôn sẵn sàng phục vụ 24/7.
• Giảm thư rác bằng cách đưa vào danh sách đen các địa chỉ IP.
• Nếu đã tìm hiểu chi tiết về Email Hosting là gì, yếu tố bảo mật tối đa với hệ thống Email Server chuyên dụng là một điều bạn cần lưu ý khi chọn đơn vị cung cấp.
• Cung cấp giao diện quản lý trực quan, giúp người dùng sử dụng email đơn giản 
• Hỗ trợ truyền tải thông tin, dữ liệu cho khách hàng 
• Thuận tiện truyền tải thông tin, dữ liệu cho khách hàng
• Có một tỷ lệ cao các Email hợp lệ trong hộp thư đến của bạn.
• Email thông báo được gửi trực tiếp đến các hộp thư điện tử khác như Google, Yahoo, Webmail,…

Tối ưu tên Email là gì?

Tên Email là ấn tượng đầu tiên của người nhận. Do đó, để Email Hosting phát huy được tính hiệu quả, tên Email phải đáp ứng các tiêu chí sau:

Tên đơn giản và dễ nhớ

Email Hosting cho phép người dùng tạo một tên miền duy nhất cho thương hiệu của công ty họ. Nếu công ty có tên ngắn, nó nên được giữ nguyên. Tuy nhiên nếu hiểu rõ đặc điểm của Email Hosting, bạn phải hiểu khi tên dài quá thì nên viết tắt cho ngắn gọn. Nhưng phải đảm bảo sự nhận diện thương hiệu và tránh trùng lặp với tên của các tổ chức khác.

Đặt tên rõ ràng cho hệ thống phòng ban và nhóm

Để tránh nhầm lẫn, khi biết Email Hosting là gì và muốn dùng nó cho các phòng ban, bạn cần đặt tên email nội bộ để phân biệt giữa các nhóm và phòng ban với nhau. Hơn nữa, mỗi nhân viên sử dụng hệ thống lưu trữ Email nên tuân thủ một bộ quy tắc nhất quán.

Tạo một cấu trúc nhất quán

Nên đặt tên hệ thống website, mạng xã hội, blog và các kênh truyền thông khác theo một cấu trúc thống nhất nhằm tạo sự chuyên nghiệp giữa các kênh quảng bá của doanh nghiệp. Tuy nhiên, địa chỉ cho các kênh này phải sử dụng tên miền của email.

Đặt tên để tránh nhầm lẫn với tên các công ty khác

Thông qua việc tìm hiểu về Email Hosting là gì, để tránh nhầm lẫn, bạn nên tìm hiểu kỹ để tránh những tên miền có bản quyền trước khi đặt tên Email Hosting cho doanh nghiệp của mình. Ngay cả khi tổ chức có cùng tên không còn hoạt động hoặc có thông tin không chính xác, nó sẽ có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn. 

Tránh sử dụng tên nhạy cảm

Để tránh tác động tiêu cực đến tên thương hiệu, hãy tránh sử dụng những từ dễ bị hiểu nhầm hoặc quá khó hiểu.

Chú trọng đến bảo mật hệ thống

Email Hosting có thể cung cấp nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không hiểu rõ Email Hosting là gì và khi xảy ra sự cố, nó sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống lưu trữ Email của bạn. Lựa chọn những nhà cung cấp uy tín để nâng cao khả năng bảo mật thông tin của bạn.

Phổ biến rõ ràng các quy định

Khi biết mục đích dùng Email Hosting là gì và quyết định sử dụng Email Hosting, doanh nghiệp phải thông báo các chính sách rõ ràng đến các cá nhân và tập thể liên quan đến việc sử dụng tài khoản email, như: chỉ sử dụng email cho công việc chung của công ty. Các nhóm, phòng ban nên sử dụng các email riêng biệt, tránh nhầm lẫn nhằm hỗ trợ khách hàng hiệu quả. Nên vô hiệu hóa tài khoản dành cho nhân viên đã nghỉ việc để tránh trường hợp xấu xảy ra.

Tận dụng những phần mềm miễn phí

Bạn có thể sử dụng phần mềm Email Hosting miễn phí như Yandex, Zoho và Hotmail. Để giảm đáng kể chi tiêu tiếp thị. Các phần mềm này có thể bao gồm cả gói dịch vụ miễn phí và trả phí.

Nên đăng ký dịch vụ Email Hosting trong hay ngoài nước?

Khi đã hiểu Email Hosting là gì, vẫn còn có rất nhiều người băn khoăn không biết nên chọn dịch vụ Email Hosting trong hay ngoài nước. Vậy, hãy đọc phần dưới đây để biết nên đưa ra sự lựa chọn nào nhé.

• Tốc độ truy cập dịch vụ Email Hosting trong nước tốt hơn nước ngoài. Bởi vì các Email Server nước ngoài được đặt ở nơi khác, tốc độ sẽ được xác định bởi đường cáp biển. Tuy nhiên, đường truyền cáp dưới biển thường xuyên gặp sự cố và rất dễ bị đứt khi có thiên tai.
• Các dịch vụ lưu trữ Email trong nước thường có cách thức thanh toán đơn giản, giao dịch nhanh chóng.
• Nếu có vấn đề gì xảy ra, dịch vụ khách hàng của các đơn vị cung cấp hệ thống lưu trữ Email trong nước sẽ dễ dàng tiếp cận hơn.
• Cuối cùng, nếu bạn chọn đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ thư điện tử trong nước, bạn sẽ không gặp vấn đề về rào cản ngôn ngữ để tiếp cận thông tin.

Lời kết

Tóm lại để sử dụng tốt Email Hosting, bạn cần hiểu rõ bản chất Email Hosting là gì và nắm vững các lưu ý quan trọng khi sử dụng dịch vụ lưu trữ thư điện tử. Vậy, với bài viết này, chúng tôi tin chắc rằng đã cung cấp cho bạn đầy đủ kiến thức cũng như các thông tin cơ bản về Email Hosting. Nếu bạn cần được hỗ trợ, vui lòng liên hệ với Máy Chủ Sài Gòn thông qua Hotline: 0976.638.715 hoặc Email: kinhdoanh@maychusaigon.vn.