Nhiều công ty sở hữu lượng lớn dữ liệu, nhưng họ không thể tìm ra thông tin chi tiết cần thiết để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Vì vậy, trong khi đội ngũ tiếp thị của họ đang chìm đắm trong email của khách hàng thì đội ngũ bán hàng đang theo đuổi khách hàng tiềm năng trong một CRM riêng biệt.

Đó là thực tế của các silo dữ liệu, các túi dữ liệu biệt lập lưu giữ thông tin có giá trị trong các ứng dụng và hệ thống riêng lẻ. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu có cách để phá vỡ những bức tường đó và mở khóa sức mạnh của tất cả dữ liệu đó?

Một iPaaS hoặc Integration Platform as a Service sẽ giải quyết thách thức này bằng cách tích hợp dữ liệu giữa các ứng dụng và hệ thống. Bài viết này sẽ giải thích iPaaS là gì và ứng dụng thực tế của nó trong việc nâng cao hiệu suất.

iPaaS là gì?

Integration Platform as a Service (iPaaS) là một nền tảng SaaS tích hợp các ứng dụng, dữ liệu và quy trình làm việc trên nhiều hạ tầng IT khác nhau, bao gồm on-premises, cloud và môi trường hybrid. Đây là một trung tâm tập trung kết nối các hệ thống của tổ chức mà không cần mã hóa thủ công hoặc tích hợp point-to-point.

Lưu ý: Mặc dù có định nghĩa tương tự nhưng các công cụ tích hợp dữ liệu chỉ có thể thực hiện một phần nhiệm vụ mà nền tảng iPaaS có thể thực hiện.

iPaaS cũng dựa trên đám mây, điều này có nghĩa là bạn có thể truy cập nó từ bất cứ đâu có kết nối Internet.

Công dụng phổ biến của iPaaS

Hãy xem một ví dụ thực tế để hiểu rõ hơn về cách iPaaS hoạt động.

Một cửa hàng trực tuyến quản lý ba hệ thống riêng biệt:

• CRM dựa trên đám mây để lưu trữ thông tin khách hàng.
• Nền tảng Shopify xử lý bán hàng.
• Hệ thống quản lý kho tại chỗ (WMS) để theo dõi hàng tồn.

Họ muốn kết nối những hệ thống này để chia sẻ dữ liệu và tự động hóa các công việc.

Một iPaaS tự động đồng bộ hóa dữ liệu khách hàng qua CRM và Shopify, đảm bảo rằng nó luôn cập nhật. Ngoài ra, một iPaaS cũng có thể tự động hóa quy trình xử lý đơn đặt hàng. Khi một khách hàng đặt hàng trên Shopify, iPaaS tự động tạo ra một đơn đặt hàng tương ứng trong WMS, cập nhật mức tồn kho và gửi thông báo đến kho để thực hiện.

Các tính năng của iPaaS

Nhiều nhà cung cấp cung cấp các giải pháp iPaaS và các tính năng cụ thể của chúng rất khác nhau. Một số cung cấp nhiều loại trình kết nối được dựng sẵn, trong khi số khác cung cấp khả năng biến đổi dữ liệu mạnh mẽ hơn.

Dưới đây là một số tính năng tiêu biểu của các hệ thống iPaaS:

• Các đầu nối được tạo sẵn: Trình kết nối được tạo sẵn liên kết ứng dụng và nguồn dữ liệu của bạn mà không cần mã hóa thủ công. Những trình kết nối này thậm chí có thể hoạt động sau tường lửa để tạo kết nối an toàn.
• Chuyển đổi và đồng bộ hóa dữ liệu: Một iPaaS chuyển đổi dữ liệu từ một định dạng sang định dạng khác, cho phép tích hợp từ các nguồn khác nhau. Nó cũng tự động đồng bộ hóa dữ liệu, đảm bảo nó liên tục và cập nhật.
• Giao diện phát triển trực quan: Các giải pháp iPaaS có giao diện trực quan, dễ sử dụng bằng cách kéo và thả thay vì dùng mã, là cho nó đơn giản hơn với những người không rành về kỹ thuật.
• Tự động hóa quy trình làm việc: Các hệ thống iPaaS cho phép tự động hóa các quy trình kinh doanh bằng cách điều phối quy trình làm việc giữa các ứng dụng khác nhau. Ví dụ, bạn có thể tự động hóa việc tạo tài khoản khách hàng mới trong CRM mỗi khi hệ thống tự động hóa tiếp thị tạo một khách hàng tiềm năng mới.

Lợi ích của iPaaS

Một iPaaS dễ sử dụng, có khả năng mở rộng và phù hợp cho các tổ chức có nhu cầu tích hợp năng động, nhóm phân tán và tài nguyên IT hạn chế.

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về lý do tại sao iPaaS có thể được ưu tiên hơn so với các tích hợp point-to-point tùy chỉnh.

Hữu ích cho tổ chức toàn cầu

Quản lý nhiều phiên bản tích hợp tại chỗ là một thách thức đối với các tổ chức có mạng lưới công ty con phân tán. Một iPaaS tập trung quản lý dữ liệu, đơn giản hóa việc giám sát, khắc phục sự cố, cập nhật và tích hợp của tổ chức.

Tốt cho doanh nghiệp phát triển

Khi một doanh nghiệp mở rộng, việc tích hợp point-to-point với nhiều đơn vị vận chuyển và ứng dụng đối tác trở nên phức tạp. Thêm vào đó, nhu cầu tăng theo mùa có thể áp đảo cơ sở hạ tầng xử lý đơn hàng.

iPaaS dựa trên đám mây xử lý mạng lưới kết nối đang mở rộng mà không cần đầu tư thêm vào phần cứng hoặc phần mềm. Nó cũng tự động phân bổ tài nguyên bổ sung để xử lý lượng đơn hàng tăng lên mà không gặp phải tình trạng cung cấp quá mức hoặc thiếu hụt.

Hiệu quả về chi phí cho các startup

Các phương pháp tích hợp truyền thống dựa vào chuyên gia nội bộ và cơ sở hạ tầng on-premises. Một iPaaS miễn phí và mã nguồn mở là lựa chọn tốt cho một doanh nghiệp khởi nghiệp với nhân sự và tài nguyên hạn chế.

Với một nền tảng được xây sẵn và các kết nối được cấu hình trước, bạn sẽ loại bỏ nhu cầu thuê và giữ chân các chuyên gia tích hợp đắt tiền. Bạn cũng không cần lo lắng về việc nâng cấp phần cứng hoặc chỉ huy đội ngũ IT đặc biệt để duy trì cơ sở hạ tầng.

Hạn chế của iPaaS

Mặc dù iPaaS mang lại những lợi ích không thể phủ nhận, nhưng nó cũng có một số hạn chế.

Ràng buộc với nhà cung cấp

Khi bạn đã đăng ký sử dụng một iPaaS, việc chuyển đổi nhà cung cấp hoặc di chuyển sang một giải pháp khác có thể trở nên khó khăn. Bạn cũng phải tuân theo lộ trình kỹ thuật của nhà cung cấp, có khả năng bỏ lỡ những tính năng tiên tiến có sẵn ở nơi khác.

Ràng buộc với nhà cung cấp iPaaS đôi khi đặc biệt rắc rối vì các nhà cung cấp xây dựng nền tảng của họ xung quanh các công nghệ độc quyền mà thường không tương thích với các nền tảng khác. Khi chuyển đổi nhà cung cấp, bạn cần phải xây dựng hoặc cấu hình lại các tích hợp với các định dạng và cấu trúc dữ liệu khác nhau.

Tùy chỉnh hạn chế

Mọi giải pháp có sẵn sẽ hạn chế sự linh hoạt của bạn trong dài hạn. Ví dụ, nếu bạn cần tích hợp với một hệ thống cổ điển không tuân theo các tiêu chuẩn ngành hoặc không sử dụng các giao thức phổ biến, bạn vẫn cần mã lập trình và phát triển một cách chi tiết.

Lo ngại về quyền riêng tư và tuân thủ

Khi bạn sử dụng dịch vụ lưu trữ hoặc tích hợp dữ liệu trên đám mây, bạn đang giao phó dữ liệu của tổ chức cho một bên thứ ba. Nếu họ gặp sự cố bảo mật, dữ liệu của bạn cũng có thể bị đe dọa.

Trong trường hợp tồi tệ nhất, một cuộc tấn công có chủ đích vào nhà cung cấp iPaaS của bạn có thể dẫn đến hacker giữ dữ liệu của tổ chức bạn để đòi tiền hoặc bán nó trên web đen.

Các quốc gia trên thế giới đã tạo ra các quy định như HIPAA, GDPR và PCI để giảm thiểu khả năng này. Những luật lệ này yêu cầu các công ty thiết lập các biện pháp an toàn mạnh mẽ cho bất kỳ dữ liệu nhạy cảm nào mà họ lưu trữ hoặc xử lý. Nếu bạn làm việc trong một ngành có nhiều quy định, việc tuân thủ của bạn phụ thuộc vào nhà cung cấp iPaaS. Do đó, bạn phải kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng an ninh mạng của họ đủ mạnh hoặc tốt hơn so với của bạn.

Làm cách nào bạn biết mình cần iPaaS?

Dưới đây là một số dấu hiệu cho thấy tổ chức của bạn cần tích hợp và quản lý dữ liệu tốt hơn.

Silo dữ liệu và biện pháp giải quyết thủ công

• Bạn có nhiều hệ thống không giao tiếp với nhau, buộc bạn phải truyền dữ liệu theo cách thủ công.
• Có nhiều tác vụ lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, sao chép hoặc đối chiếu dữ liệu trên các ứng dụng khác nhau.
• Bạn phải phụ thuộc vào các tập lệnh tùy chỉnh dễ hỏng hoặc tích hợp point-to-point.

Thông tin chậm và không nhất quán

• Phải mất nhiều thời gian để cập nhật dữ liệu trên các hệ thống khác nhau.
• Bạn gặp khó khăn để có được cái nhìn tổng hợp về dữ liệu của mình và đưa ra quyết định sáng suốt.
• Bạn gặp phải sự không thống nhất về dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau.

Sự nhanh nhẹn bị hạn chế

• Bạn gặp khó khăn khi tích hợp các ứng dụng hoặc dịch vụ mới khi doanh nghiệp của bạn phát triển.
• Phương pháp tích hợp hiện tại đang cản trở khả năng thích ứng của bạn với thị trường.
• Bạn đang đầu tư quá nhiều thời gian và tài nguyên vào việc quản lý tích hợp thay vì tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình.

Các phương pháp quản lý tốt nhất về iPaaS

Dưới đây là năm phương pháp quản lý tốt nhất nếu bạn dự định triển khai một iPaaS.

Đặt nền móng

Trước khi bắt đầu tích hợp, hãy đặt ra những mục tiêu cụ thể. Bạn đang giải quyết vấn đề gì và bạn đang mang lại giá trị gì cho công ty của mình? Việc có một tầm nhìn rõ ràng sẽ giúp bạn tránh được việc quay đầu và đi lòng vòng tốn kém.

Bạn cũng nên xác định những điểm tùy chỉnh tiềm năng từ trước. Tìm kiếm các khu vực mà dữ liệu có thể cần sự chú ý đặc biệt. Bằng cách hiểu rõ những sự phức tạp của việc tích hợp mà bạn đang cố gắng thực hiện, bạn sẽ có cái nhìn xa hơn để điều hướng chúng.

Hãy kiên nhẫn

Tích hợp hệ thống là một cuộc đua dài chứ không phải là cuộc đua 100m. Nắm bắt “giai đoạn đột phá” và phân bổ nhiều thời gian để iPaaS của bạn ổn định và các chuyên gia CNTT của bạn hiểu hệ thống. Khoản đầu tư ban đầu này sẽ mang lại lợi nhuận trong tương lai khi bạn mở khóa toàn bộ tiềm năng của hệ sinh thái được kết nối của bạn.

Tận dụng các giải pháp kết hợp

Sử dụng iPaaS để phát huy thế mạnh của nó trong việc tích hợp tiêu chuẩn, nhưng đừng tránh né các giải pháp tùy chỉnh. Thiết lập kết hợp cung cấp những gì tốt nhất của cả hai thế giới. Đối với các tích hợp quan trọng, khả năng kiểm soát chi tiết của giải pháp tùy chỉnh có thể thuận lợi hơn sự dễ dàng và tốc độ của iPaaS thuần túy. Điều này đặc biệt đúng nếu có những hạn chế về API và những lo ngại về quyền riêng tư dữ liệu.

Bảo vệ iPaaS của bạn với bản sao lưu và dự phòng

Xây dựng sự khả năng phục hồi với một chiến lược dự phòng mạnh mẽ. Các sự cố có thể xảy ra, nhưng với một mạng lưới an toàn, bạn sẽ giảm thiểu sự gián đoạn và duy trì tính liên tục của doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng nhiều nền tảng iPaaS. Hãy chọn những thứ có thể giải quyết những thách thức cụ thể hoặc tăng gấp đôi để dự phòng. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng việc quản lý nhiều nền tảng đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn.

Giảm thiểu tiếp xúc

Tránh lưu trữ dữ liệu nhạy cảm trên nền tảng iPaaS mà không có mã hóa mạnh mẽ. Bảo vệ dữ liệu của bạn ở trạng thái lưu trữ (stored), đang sử dụng và đang truyền (flowing) để giảm thiểu thiệt hại có thể xảy ra từ một sự vi phạm.

Ngoài các biện pháp chủ động, bạn nên phát triển một kế hoạch phản ứng sự cố toàn diện để tăng tốc quá trình phục hồi trong tình huống xấu nhất.

Lưu ý: Service Level Agreements (SLAs) là những thỏa thuận chính thức nêu rõ mức độ dịch vụ dự kiến ​​giữa nhà cung cấp và khách hàng của mình. Yêu cầu SLA từ iPaaS của bạn là rất quan trọng trong việc xác định và đảm bảo chất lượng, độ tin cậy và hiệu suất của giải pháp.

Lời kết

Tiềm năng thực sự của iPaaS là trở thành một công cụ chiến lược cho việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Các công ty có thể sử dụng nó để kích hoạt chiến dịch bán hàng được cá nhân hóa dựa trên hành vi mua hàng theo thời gian thực hoặc tạo ra các tương tác siêu phù hợp bằng cách kết hợp các phiếu hỗ trợ khách hàng, lịch sử mua hàng và cảm xúc trên mạng xã hội.

Bằng cách tiếp cận tích hợp theo chiến lược, bạn biến iPaaS từ một trình kết nối đơn giản thành một động cơ mạnh mẽ để thúc đẩy sự phát triển.