ERP là gì? Việc quản lý và tổ chức các hoạt động doanh nghiệp ngày nay đòi hỏi sự hiệu quả cao và sự tương tác thông tin linh hoạt.  Đó là lý do tại sao hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) đã trở thành một bộ phận cốt lõi trong việc nâng cao năng suất và tối ưu hóa tài nguyên của doanh nghiệp. Để biết rõ hơn về khái niệm, công dụng, vai trò của ERP, hãy xem bài viết dưới đây.

ERP là gì?

ERP hay Enterprise Resource Planning đề cập đến một hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp hoạch định nguồn lực. Nói một cách đơn giản, ERP dùng để quản lý tất cả các hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp. Nếu như trước đây, chúng ta thường sử dụng các phần mềm độc lập, rời rạc, không liên kết thì với ERP, tất cả các phần mềm sẽ được tích hợp vào một hệ thống duy nhất.

Các thành phần của một hệ thống ERP được xác định bởi nhu cầu của tổ chức. Tuy nhiên, vẫn có một số tính năng chính mà mọi hệ thống ERP nên có là: tài chính, nguồn nhân lực, hậu cần và sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng và quản lý quan hệ khách hàng.

Tóm lại, ERP cung cấp các giải pháp trong một hệ thống tích hợp các quy trình kinh doanh. Các ứng dụng này cho phép người dùng tương tác trong một giao diện duy nhất, chia sẻ thông tin và cộng tác giữa các phòng ban. Chúng thúc đẩy sản lượng, sự hợp tác và tăng tính hiệu quả.

Công dụng của hệ thống ERP

Tìm hiểu ERP là gì ta biết được hệ thống ERP giúp các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp giao tiếp và chia sẻ thông tin với các bộ phận còn lại một cách dễ dàng. Nó thu thập thông tin về hoạt động và trạng thái của các bộ phận khác nhau và cung cấp cho các bộ phận khác nơi nó có thể được sử dụng một cách hiệu quả.

Các phần mềm ERP hiện nay có thể giúp một công ty trở nên tự nhận thức hơn bằng cách kết nối dữ liệu từ sản xuất, tài chính, phân phối và nguồn nhân lực. Một ứng dụng ERP có thể loại bỏ các công nghệ trùng lặp tốn kém và không tương thích vì nó kết nối các công nghệ khác nhau được sử dụng bởi từng bộ phận của doanh nghiệp.

Các khoản phải trả, hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, hệ thống theo dõi đơn hàng và cơ sở dữ liệu khách hàng thường được tích hợp vào một hệ thống duy nhất.

Tầm quan trọng của ERP là gì?

ERP là một hệ thống quản lý và tích hợp các quy trình kinh doanh. Các công ty có thể lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực tốt hơn với tầm nhìn tốt hơn. Các công ty không sử dụng ERP có xu hướng hoạt động độc lập, với mỗi bộ phận sử dụng hệ thống riêng của mình.

Các hệ thống ERP khuyến khích giao tiếp cởi mở và chia sẻ kiến thức trong toàn tổ chức, tích hợp hệ thống để tăng năng suất và hiệu quả, đồng thời tăng sức mạnh tổng hợp giữa các nhóm và phòng ban. Mặt khác, việc chuyển sang hệ thống ERP sẽ phản tác dụng nếu văn hóa của công ty không thích ứng với sự thay đổi và công ty không kiểm tra xem cơ cấu tổ chức của mình có thể hỗ trợ nó như thế nào.

Đặc trưng nổi bật của ERP là gì?

• ERP là một hệ thống được tích hợp các quy trình kinh doanh. Tất cả các thành viên trong doanh nghiệp (từ người quản lý đến nhân viên), các khâu, các bộ phận chức năng đều được liên kết với nhau thành một quy trình sản xuất kinh doanh logic.
• ERP là hệ thống phần mềm hỗ trợ, không phải là dây chuyền robot thay thế sức lao động của con người.
• ERP là hệ thống quản lý tuân theo các quy tắc và kế hoạch chặt chẽ. Người lao động có nhiệm vụ cụ thể phải được xác định trước với các quy định thống nhất và chặt chẽ; phải xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tuần, tháng, năm.
• ERP là hệ thống liên kết, kết nối các bộ phận trong công ty để các bộ phận này cùng phối hợp làm việc, trao đổi thông tin và cộng tác với nhau (mỗi bộ phận không phải là một cá nhân hoạt động đơn lẻ).

ERP hoạt động như thế nào?

Biết ERP là gì ta thấy ERP đã phát triển từ các mô hình phần mềm truyền thống dựa trên máy chủ vật lý của khách hàng và hệ thống nhập thủ công sang phần mềm dựa trên đám mây với khả năng truy cập từ xa, dựa trên web. Nền tảng này thường được duy trì bởi các công ty đã tạo ra nó, với các công ty khách hàng thuê dịch vụ nền tảng.

Theo đó, hệ thống ERP được tạo thành từ các mô-đun tích hợp hoặc ứng dụng kinh doanh giao tiếp với nhau và chia sẻ cơ sở dữ liệu chung. Mỗi mô-đun ERP thường tập trung vào một mục tiêu kinh doanh, nhưng thường thì chúng sẽ hoạt động cùng nhau bằng cách sử dụng cùng một dữ liệu nhằm đáp ứng nhu cầu của công ty.

Các doanh nghiệp chọn những mô-đun phù hợp để sử dụng. Sau đó, công ty lưu trữ sẽ cài đặt các mô-đun này trên máy chủ mà khách hàng đang thuê và cả hai bên bắt đầu tích hợp các quy trình và dữ liệu của khách hàng vào nền tảng.

Khi tất cả các phòng ban được kết nối với hệ thống, tất cả dữ liệu được thu thập trên máy chủ và được cung cấp ngay lập tức cho những người có quyền truy cập vào nó. Các báo cáo có thể được tạo bằng các số liệu, biểu đồ hoặc hình ảnh và công cụ hỗ trợ khác mà khách hàng có thể yêu cầu để xác định hiệu suất của doanh nghiệp và các bộ phận của doanh nghiệp.

Lưu ý: Hiểu rõ ERP là gì, hãy chú ý nếu một hệ thống ERP không được triển khai cẩn thận, một công ty có thể phải đối mặt với chi phí vượt mức.

ERP phù hợp với đối tượng nào?

Phần mềm ERP ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết nhiều vấn đề về quản lý và vận hành. Đặc biệt, một số nhóm ngành nhất định được cho là có nhiều khả năng được hưởng lợi nhất từ việc triển khai.

Dưới đây là danh sách một số ngành phổ biến nên sử dụng phần mềm ERP:

• Sản xuất và đóng gói bao bì
• Cơ khí chế tạo
• Công nghiệp thép
• Phân phối và bán lẻ
• Xây dựng và bất động sản
• Nội thất và vật liệu xây dựng
• Khai thác mỏ và khoáng sản.
• Giao thông vận tải và hậu cần
• Công nghiệp thực phẩm và dược phẩm
• Thương mại dịch vụ…

Khi nào cần triển khai ERP?

Tìm hiểu ERP là gì hãy nhớ ERP giúp doanh nghiệp triển khai linh hoạt dựa trên yêu cầu kinh doanh riêng. Dưới đây là một số trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp nên triển khai ứng dụng ERP:

• Mở rộng quy mô hoạt động: Doanh nghiệp, tổ chức đang mở rộng và có kế hoạch mở rộng quy mô hoạt động.
• Kế thừa và nâng cấp hệ thống: Hệ thống hiện tại của doanh nghiệp đã lỗi thời, chưa được nâng cấp, không còn đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp và người dùng.
• Cần nâng cao năng suất làm việc: Doanh nghiệp có dữ liệu quá nhiều dẫn đến quá tải, mất quá nhiều thời gian để xử lý dữ liệu thủ công, sai sót trong quá trình tổng hợp, xử lý.
• Vấn đề quản lý: Doanh nghiệp đòi hỏi phần mềm quản lý phải giám sát tốt hơn và cải tiến quy trình quản lý vận hành.
• Doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm rời rạc: Doanh nghiệp sử dụng đồng thời nhiều phần mềm, các phần mềm không có sự liên kết với nhau.
• Bắt kịp xu hướng quản lý mới: Các tổ chức do người có tầm nhìn lãnh đạo đã vạch ra lộ trình công nghệ kinh doanh bao gồm giải pháp doanh nghiệp mới.
• Sáp nhập và mua lại: Các công ty/tập đoàn lớn đòi hỏi hệ thống giữa các công ty con phải được tinh gọn.

Lợi ích khi sử dụng ERP là gì?

Tăng độ chính xác và năng suất

Tích hợp và tự động hóa quy trình kinh doanh làm giảm sự dư thừa trong khi tăng độ chính xác và năng suất. Các phòng ban với các quy trình được kết nối với nhau cũng có thể đồng bộ hóa công việc để đạt được kết quả nhanh hơn và tốt hơn.

Cải thiện báo cáo

Một số công ty được hưởng lợi từ việc cải thiện báo cáo dữ liệu theo thời gian thực từ một hệ thống tập trung. Báo cáo chính xác và đầy đủ hỗ trợ các doanh nghiệp lập kế hoạch, lập ngân sách, dự báo và truyền đạt đầy đủ tình trạng hoạt động cho tổ chức cũng như các bên liên quan, chẳng hạn như các cổ đông.

Tăng tính hiệu quả

ERP cho phép doanh nghiệp truy cập nhanh thông tin mà khách hàng, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh khi cần. Điều này dẫn đến sự hài lòng của khách hàng và nhân viên cao hơn, thời gian phản hồi nhanh hơn và tỷ lệ chính xác cao hơn. Hơn nữa, khi công ty hoạt động hiệu quả hơn, các chi phí liên quan thường giảm đi.

Tăng cường sự hợp tác

Biết rõ ERP là gì đừng quên các bộ phận, phòng ban có thể cộng tác và chia sẻ kiến thức tốt hơn; một lực lượng lao động mới được hiệp lực có thể cải thiện năng suất và sự hài lòng của nhân viên vì nhân viên có thể thấy mỗi nhóm chức năng đóng góp như thế nào vào sứ mệnh cũng như tầm nhìn của công ty. Ngoài ra, các nhiệm vụ thủ công và nặng nhọc được loại bỏ, giải phóng thời gian của nhân viên cho công việc có ý nghĩa hơn.

Hạn chế của ERP

Một hệ thống ERP không phải lúc nào cũng cải thiện mọi thứ trong một doanh nghiệp hay loại bỏ được sự kém hiệu quả. Tổ chức của công ty có thể cần phải được xem xét lại, hoặc nó có thể kết thúc với việc công nghệ không tương thích.

Do công ty không muốn từ bỏ các quy trình làm việc cũ, các hệ thống ERP thường không đạt được các mục tiêu đã ảnh hưởng đến việc cài đặt chúng. Một số doanh nghiệp cũng có thể do dự trong việc gỡ bỏ phần mềm cũ đã phục vụ tốt cho họ trong quá khứ. Điều quan trọng là ngăn cản việc chia các dự án ERP thành các dự án nhỏ hơn, vì điều này có thể dẫn đến vượt mức chi phí quy định.

Lưu ý: Sử dụng các nguyên tắc quản lý thay đổi trong suốt vòng đời của ERP có thể giúp tránh hoặc giảm thiểu các lỗi gây nguy hiểm cho việc triển khai đầy đủ.

Lưu ý khi triển khai ERP là gì?

Lập một kế hoạch về chi phí, nguồn lực và thời gian

Tổng chi phí triển khai ERP trong một doanh nghiệp là khá cao. Mức chi phí sẽ được xác định bởi nhiều yếu tố, bao gồm: quy mô công ty, loại giải pháp cũng như các tài nguyên bổ sung.

Thời gian cần thiết để triển khai hệ thống ERP sẽ từ 2 – 5 năm. Có nhiều yếu tố khiến thời gian triển khai kéo dài, trong đó phải kể đến việc ERP phải được thử nghiệm và cải tiến nhiều lần trước khi đưa vào sử dụng, doanh nghiệp phải trang bị hạ tầng mạng đến từng ngóc ngách để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Thời gian triển khai ERP kéo dài có thể khiến hệ thống sau khi hoàn thiện không còn phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp hiện tại hay trở nên lỗi thời. Hơn nữa, tăng thời gian triển khai làm tăng chi phí doanh nghiệp và tiêu thụ tài nguyên.

Cảnh giác với những rủi ro tiềm ẩn khi triển khai ERP

Mặc dù ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình và công đoạn, cải thiện độ chính xác của công việc, nhưng nó cũng tiềm ẩn những rủi ro kỹ thuật đáng kể. Cụ thể, nếu phát sinh sự cố ở khâu nào thì tắc nghẽn một khâu đang làm việc, dẫn đến đình trệ toàn bộ quy trình.

Hoặc nếu doanh nghiệp đưa một quy trình không chuẩn hóa thì khi đưa lên thành một hệ thống tổng thể và vận hành lâu dài sẽ gây ra những tổn thất không nhỏ cho doanh nghiệp.

Lập kế hoạch để thay đổi, nâng cấp ERP trong tương lai

Tìm hiểu về ERP là gì, hãy nhớ trước khi bắt đầu xây dựng hệ thống, doanh nghiệp phải lên kế hoạch cho những thay đổi, nâng cấp trong tương lai. Bởi vì ERP là một hệ thống “gần như cố định”, việc thay đổi hoặc nâng cấp sau khi ERP đã được triển khai nên được giữ ở mức tối thiểu. Tuy nhiên, trong một số trường hợp bất khả kháng, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải thay đổi, nâng cấp hệ thống quản lý vận hành để đáp ứng yêu cầu công việc.

Mặt khác, thay vì thay đổi trực tiếp trên hệ thống ERP ban đầu, doanh nghiệp có thể sử dụng song song hệ thống ERP cũ và các phần mềm hỗ trợ, đây được xem là phương án an toàn và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư nhiều thời gian và tiền bạc hơn.

Cách chọn phần mềm ERP phù hợp nhất với doanh nghiệp

• Uy tín của nhà cung cấp: Cần chọn những nhà cung cấp có thâm niên hoạt động lâu trên thị trường và đã hoàn thành nhiều dự án thành công.
• Phần mềm phải phù hợp với ngân sách doanh nghiệp: Biết ERP là gì ta thấy việc đặt ra mục tiêu của dự án ERP và tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp là điều cần thiết. Doanh nghiệp phải hiểu các chi phí liên quan đến việc triển khai giải pháp ERP, chẳng hạn như chi phí phần mềm, chi phí bản quyền, chi phí triển khai, chi phí bảo trì hàng năm,…
• Khả năng mở rộng hệ thống: Một hệ thống ERP “phù hợp” cho doanh nghiệp là hệ thống đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp hiện tại và đủ khả năng mở rộng để phát triển cùng với doanh nghiệp bạn trong tương lai.
• Phù hợp với quy định kế toán Việt Nam: Phần mềm ERP phải tuân thủ các quy định, chế độ kế toán của Việt Nam như chế độ kế toán thuế, quy định phân bổ chi phí, quy định kết chuyển,…
• Dễ sử dụng: Thiết kế thân thiện với người dùng là một trong những yêu cầu cần chú ý.
• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Dịch vụ hỗ trợ khách hàng rất quan trọng. Nhiều vấn đề chắc chắn sẽ phát sinh trong quá trình triển khai hệ thống ERP, chẳng hạn như lỗi phần mềm, hiểu sai quy trình,… Do đó, các dịch vụ hỗ trợ trực tuyến và ngoại tuyến là rất quan trọng.

Lời kết

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về khái niệm ERP là gì, công dụng và những lợi ích mà nó đem lại. Hy vọng các bạn nhớ rằng nếu các bạn đang tìm kiếm một giải pháp mạnh mẽ để tăng cường hiệu suất và sự đồng bộ trong doanh nghiệp, ERP có thể là câu trả lời.

Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết về ERP, hãy tiếp tục theo dõi Website hoặc Fanpage của Máy Chủ Sài Gòn để xem thêm các chủ đề tương tự nhé!