Print Server Là Gì? Các Ưu Điểm Nổi Bật Của Print Server

Print Server là gì? Trong công việc hằng ngày, có lẽ bạn có thể đã nghe nói về thuật ngữ Print Server. Vì đây là thuật ngữ được sử dụng trong hệ thống in tiên tiến nhất hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết tất cả các tính năng và lợi ích của Print Server. Vì vậy bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cho bạn một số thông tin cơ bản về máy chủ máy in.

Print Server là gì?

Print Server hay còn được biết đến là máy chủ máy in, nó là một thiết bị mạng, phần mềm ứng dụng hoặc máy tính quản lý các yêu cầu in và thông báo cho người dùng cuối và quản trị viên mạng về trạng thái chờ của máy in. Trong các tổ chức lớn, một máy tính chuyên dụng duy nhất sẽ hoạt động như một máy chủ in, quản lý hàng trăm máy in. 

Máy chủ in trong một tổ chức nhỏ hơn thường là một bảng cắm chuyên dụng hoặc thiết bị mạng nhỏ trong một trung tâm thực hiện chức năng tương tự như một máy chủ in chuyên dụng. Máy chủ in này sẽ giải phóng không gian đĩa cho số lượng máy tính được chỉ định trong tổ chức.

Khi một công ty sở hữu nhiều máy in cùng lúc hoặc có nhu cầu in ấn tài liệu, ấn phẩm truyền thông quảng cáo cao thì một máy chủ máy in có thể trở nên rất cần thiết. Bạn có biết công dụng chính của Print Server là gì không? Đó là Print Server có thể quản lý các file đang chờ in ở từng máy in, tính toán và gửi các file này đến các máy in nhanh hơn, từ đó nâng cao hiệu quả công việc hành chính văn phòng. Máy chủ in cũng hỗ trợ quản lý máy in rất hiệu quả từ vị trí trung tâm. 

Nếu công ty của bạn có nhiều văn phòng và không gian làm việc, thiết bị Print Server cho phép bạn in, sắp xếp lại hoặc xóa các tệp đang chờ in trên nhiều máy ở các vị trí văn phòng khác nhau.

>> Xem thêm: Máy Chủ Server là gì?

Đặc điểm của Print Server là gì?

Máy chủ máy chấp nhận các lệnh in từ máy tính và gửi chúng đến các máy in thích hợp, xếp hàng đợi các lệnh in cục bộ để tính đến khả năng công việc sẽ đến nhanh hơn mức mà máy in có thể xử lý. 

Print Server bao gồm khả năng sắp xếp lại hoặc xóa các lệnh in đang chờ xử lý, kiểm tra hàng đợi công việc sẽ được xử lý và thực hiện một số loại tính toán khác nhau. Print Server có thể được sử dụng để thực thi các chính sách quản trị như xác thực người dùng/bộ phận, hạn ngạch in màu và đánh dấu tài liệu. 

Nếu bạn tìm hiểu kỹ Print Server là gì, bạn sẽ nhận ra máy chủ máy in có thể hỗ trợ một số giao thức in tiêu chuẩn công nghiệp hoặc độc quyền, chẳng hạn như giao thức Internet Printing, NetWare, giao thức Line Printer Daemon, JetDirect và NetBIOS/NetBEUI. Print Server là một máy tính nối mạng có chứa một hoặc nhiều máy in dùng chung. 

Máy chủ in cũng có thể là một thiết bị mạng chuyên dụng có kết nối với mạng LAN và một hoặc nhiều máy in. Chức năng máy chủ máy in có thể được kết hợp với chức năng của các thiết bị khác như tường lửa, bộ định tuyến không dây hoặc cả hai. Tất cả các máy in có đầu nối thích hợp đều tương thích với tất cả các máy chủ in. Các nhà sản xuất máy chủ cung cấp danh sách các máy in tương thích vì máy chủ có thể không triển khai được tất cả các chức năng truyền thông của máy in.

Công dụng của Print Server là gì?

Kết nối máy in với máy tính 

Thiết bị Print Server là một thiết bị chứa dữ liệu in đóng vai trò trung gian giữa máy in và máy tính. Thông tin và dữ liệu in ra sẽ được cung cấp trên hệ thống máy tính sau đó được gửi đến máy in thông qua máy chủ in. Đây là đường truyền ngắn nhất và nhanh nhất hiện nay trong công nghệ in hiện đại qua phần mềm máy chủ.

Cung cấp dữ liệu in

Máy chủ sẽ nhận dạng và lưu trữ tất cả dữ liệu mà máy tính gửi đến hệ thống máy chủ. Sau đó, máy in sẽ xuất ra dữ liệu in chính xác dựa trên cài đặt trong máy in. Có thể thấy rằng khi tìm hiểu về cộng dụng của Print Server là gì, người ta có thể dễ dàng dùng nó để lưu trữ và phân tích một lượng lớn dữ liệu, bao gồm cả những dữ liệu phức tạp nhất. Đây là hai chức năng cơ bản nhất của một máy chủ in đang hoạt động.

Ưu nhược điểm của Print Server

Ưu điểm

Nếu bạn đang thắc mắc về ưu điểm vượt trội của Print Server là gì, hãy xem phần dưới đây:

Tiết kiệm không gian

Máy chủ máy in được thiết kế nhỏ gọn. Nó được đặt bên cạnh máy tính và được kết nối trực tuyến với máy in nên chiếm ít dung lượng và không cần cáp truyền phức tạp.

Bảo mật tốt

Thiết bị Print Server có khả năng chống lại sự tấn công của vi rút. Nó có một hệ thống thuật toán phòng thủ để ngăn chặn bất kỳ hacker bên ngoài nào xâm nhập. Do đó, bất kể dữ liệu phức tạp hay khó bảo vệ, chỉ cần có một máy chủ máy in là được đảm bảo an toàn nhất.

Tốc độ hoạt động nhanh chóng

Trong vòng 1 nốt nhạc, mọi dữ liệu truyền qua máy chủ in ấn sẽ được xử lý nhanh chóng. Ngay cả khi dữ liệu lớn và phức tạp, máy chủ in vẫn có thể sửa lỗi và nhanh chóng xác định và xử lý. Do đó, nếu biết ưu điểm của Print Server là gì, bạn có thể sử dụng nó để phân tích dữ liệu 24/7.

Nhược điểm

Mặc dù máy chủ in là một sản phẩm công nghệ tuyệt vời để quản lý nhiều lệnh in cùng một lúc, nhưng nó có một số hạn chế khi sử dụng mạng và phần mềm.

Nếu máy chủ bị lỗi, tất cả các máy in được kết nối trong hệ thống đều bị ảnh hưởng. Tình trạng này có thể dẫn đến thiệt hại tài chính không lường trước cũng như sự chậm trễ trong việc in ấn các tài liệu quan trọng.

Tuy nhiên, nếu bạn hiểu về đặc điểm của Print Server là gì thì có một giải pháp thay thế tuyệt vời để khắc phục lỗi này: in IP trực tiếp. Bởi vì mỗi máy in có máy chủ riêng, tùy chọn này giảm nguy cơ ảnh hưởng lớn đến các máy in của hệ thống trong trường hợp xảy ra lỗi. Chỉ máy được kết nối sẽ bị ảnh hưởng nếu máy chủ bị lỗi.

Hướng dẫn cài đặt máy chủ in

• Bước 1: Khởi chạy Control Panel và Click chọn Print and Document Services.
• Bước 2: Nhấn vào Add a Printer.
• Bước 3: Chọn một máy in cục bộ.
• Bước 4: Nhấp vào Create a new Port để tạo một cổng mới.
• Bước 5: Nhập địa chỉ IP.
• Bước 6: Chọn Custom, tiếp theo chọn Setting sau đó chọn Line Printer Remote (LPR).
• Bước 7: Chọn máy in và sử dụng cổng hiện có.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng Print Server là gì?

Thường xuyên vệ sinh sạch sẽ

Khi bạn sử dụng nhiều, ở những nơi có nhiều khói bụi, máy chủ in sẽ dễ bị bám bụi. Bụi bên ngoài là một trong những yếu tố; bụi bẩn bên trong máy là yếu tố gián tiếp có thể ảnh hưởng đến phần cứng của máy. Do đó, hãy mang máy đến thường xuyên để đảm bảo vệ sinh đúng cách.

Không đặt tại những nơi ẩm mốc, dễ rơi vỡ

Bất kể phần mềm hoạt động tốt như thế nào, phần cứng phải được bảo vệ trước tiên. Đặt máy chủ in ở một vị trí an toàn, tránh xa nước và giọt. Vì nếu máy bị ướt nhiều lần sẽ hỏng và hoạt động kém hơn rất nhiều. Không những vậy, việc máy bị nhiễm nước sẽ dễ ảnh hưởng đến bộ phận phòng chống virus. Print Server là một thiết bị hữu ích vì thế, bất kỳ ai hiểu được tầm quan trọng của Print Server là gì đều sẽ tìm cách bảo vệ tốt nó. 

Hướng dẫn sửa lỗi Print Server Error

Chọn sai Driver

Đây là một trong những lý do phổ biến nhất khiến máy chủ in gặp sự cố. Để tránh mắc phải lỗi này, hãy kiểm tra cài đặt trình điều khiển trước khi sử dụng máy chủ in. Thông thường, máy in bao gồm trình điều khiển, giúp bạn dễ dàng cài đặt.

Nếu biết Print Server là gì, bạn sẽ thấy nếu bạn không có trình điều khiển, bạn có thể tải xuống chúng từ internet. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng mỗi dòng máy sẽ hỗ trợ một hệ điều hành khác nhau. Do đó, việc tải xuống và cài đặt trình điều khiển thích hợp sẽ giúp thiết bị không hoạt động ngoại tuyến.

Máy chủ in thường xuyên hiển thị lỗi ngoại tuyến

Có bốn nguyên nhân có thể gây ra lỗi này:

• Lỗi trình điều khiển: Bạn có thể dễ dàng giải quyết tình trạng này bằng cách làm theo các bước nêu trên.
• Cáp USB bị lỏng hoặc kết nối giữa máy tính và máy in bị đứt cũng có thể khiến máy ở chế độ ngoại tuyến. Do đó, bạn nên kiểm tra các dây cáp và nếu cần, hãy thay thế chúng.
• Máy tính bị nhiễm vi-rút hoặc bị lỗi: Nếu máy tính của bạn bị nhiễm vi-rút, bạn phải cài đặt lại hoặc sử dụng phần mềm diệt vi-rút để loại bỏ.
• Nếu máy in được liên kết với máy tính ở giữa. Kiểm tra xem kết nối giữa hai máy tính có ổn định không.

Có thể thấy nếu không tìm hiểu kỹ về một số lỗi của Print Server là gì, bạn có thể mất nhiều thời gian và công sức để tìm hiểu và sửa lỗi.

Máy tính không thể liên kết với máy in

Khi máy tính và máy in không kết nối được với nhau, có thể chúng không ở trong cùng một mạng Workgroup. Do đó, để xử lý, bạn phải cấu hình hai máy để sử dụng chúng cùng một hệ thống Workgroup. Bạn cũng nên kiểm tra xem lệnh Service Workstation có bị Disable không. Trong trường hợp nó đang ở chế độ Disable, nếu bạn thay đổi lệnh này Enable thì máy tính và máy in sẽ được liên kết với nhau.

Máy in không hoạt động, nhưng khi khởi động lại máy tính thì nó lại hoạt động

Đây là một lỗi phổ biến khác mà bạn phải biết khi tìm hiểu về Print Server là gì. Do Service Print Spooler của máy tính đang ở trạng thái Disable nên mới xuất hiện lỗi này. Để sửa chữa nó, hãy thực hiện các bước sau:

• Nhấn phím tổ hợp phím tắt Windows + R.
• Nhập vào ô Open Services sau đó bấm chọn OK.
• Tiếp theo, trong Print Spooler bạn click chọn Properties.
• Nhấp vào Enable trong hộp thoại Enable, sau đó chọn OK và đợi cho đến khi thấy trạng thái Server Running.

Lời kết

Sau khi đã biết công dụng và ưu nhược điểm của Print Server là gì, ta thấy hiện nó được coi là một trong những thiết bị máy chủ được thiết kế nhỏ gọn và hiệu quả. Trên đây là toàn bộ thông tin về Print Server và cách sử dụng nó an toàn. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu rõ về thiết bị Print Server trước khi mua và sử dụng.

Máy Chủ Sài Gòn là đơn vị uy tín chuyên cung cấp các sản phẩm máy chủ, máy trạm, linh kiện Server và thiết bị mạng chính hãng. Liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline: 0976.638.715 hoặc Email: kinhdoanh@maychusaigon.vn để được tư vấn và báo giá chính xác.